Bezpieczeństwo danych w biurze rachunkowym, które powierza nam dokumenty klientów
Biuro rachunkowe odpowiada przed klientami za ich dokumenty. Dlatego KsiegowaAI przetwarza je na zasadach, które biuro może pokazać klientowi i opisać w swojej dokumentacji RODO.
Dane przechowywane w Unii Europejskiej
Dokumenty, odczytane dane i kopie zapasowe są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Nie przekazujemy ich poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Szyfrowanie w spoczynku i w transmisji
- Połączenia z serwisem wyłącznie po HTTPS.
- Pliki dokumentów i baza danych zaszyfrowane na dysku.
- Bez tokenów i certyfikatów KSeF i bez loginów do banku: pracujemy na plikach, które wgrywasz.
Role i dostęp
| Rola | Dostęp |
|---|---|
| Właściciel biura | wszyscy klienci biura, zespół, plan, faktury |
| Księgowa | przypisani klienci, kolejka, zatwierdzanie, eksport |
| Klient biura | wyłącznie własne dokumenty i prośby biura |
Od planu Biuro 50 logowanie przez Google i Microsoft (SSO) i role zaawansowane, na przykład księgowa bez prawa eksportu albo osoba tylko do odczytu.
Dziennik zdarzeń
Od planu Biuro 50 dziennik zdarzeń zapisuje, kto otworzył dokument, co zmienił w odczytanych polach i dekrecie oraz kto go zatwierdził i wyeksportował. Właściciel biura przegląda dziennik dla każdego klienta osobno.
Bez dostępu do KSeF i do banku
KsiegowaAI nie łączy się z KSeF i nie przechowuje tokenów ani certyfikatów. Faktury z KSeF pobierasz sam jako pliki XML i wgrywasz je w panelu. Nie wysyłamy niczego do KSeF w imieniu klienta, nigdy nie prosimy o login do banku i nie wykonujemy przelewów.
Umowa powierzenia przetwarzania danych
W każdym planie zawieramy z biurem albo firmą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Biuro jest administratorem albo podmiotem przetwarzającym danych swoich klientów, a KsiegowaAI dalszym podmiotem przetwarzającym. Umowa opisuje zakres, cel i czas przetwarzania oraz podmioty, którym dalej powierzamy dane. Szczegóły w polityce prywatności.
Dokumenty klientów a model AI
Dokumenty klientów służą do odczytu i do uczenia dekretów wyłącznie w ramach konta tego biura. Propozycje dekretów jednego biura nie trafiają do innych biur.
Usunięcie danych po zakończeniu współpracy
Po rezygnacji biuro może pobrać eksport wszystkich dokumentów i danych. Po okresie wskazanym w umowie powierzenia usuwamy dane z serwisu i kopii zapasowych.
Pytania o bezpieczeństwo
Wzór umowy powierzenia i odpowiedzi na pytania działu IT wysyłamy na prośbę pod adres kontakt@ksiegowaai.pl.