Czym jest numer KSeF
Numer KSeF to unikalny identyfikator, który system przydziela fakturze po jej przyjęciu. Składa się z NIP-u wystawcy, daty przyjęcia faktury przez system i ciągu znaków technicznych zakończonego sumą kontrolną. Jedna faktura ma jeden numer KSeF, a ten sam numer nie powtórzy się przy innej fakturze.
Numer faktury a numer KSeF
- Numer faktury nadaje sprzedawca według własnej numeracji, na przykład FV/2026/09/123.
- Numer KSeF nadaje system w chwili przyjęcia faktury.
- Oba numery są na fakturze i w jej wizualizacji, ale w obiegu z KSeF to numer KSeF jednoznacznie wskazuje dokument.
Gdzie szukać numeru KSeF
- W danych faktury pobranej z KSeF, razem z datą przydzielenia numeru.
- W wizualizacji faktury, na przykład w wydruku z kodem QR.
- W programie do fakturowania sprzedawcy, przy wystawionej fakturze.
- W programie księgowym albo narzędziu biura, jeśli zapisuje numer przy dokumencie.
Numer KSeF a data otrzymania faktury
Faktura wystawiona w KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF. To ma znaczenie dla odliczenia VAT: prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w okresie, w którym nabywca otrzymał fakturę. Faktura wystawiona w trybie offline dostaje numer później, po przesłaniu do systemu, i dopiero wtedy jest otrzymana.
Numer KSeF w płatności
Przepisy łączą numer KSeF z zapłatą za fakturę. Podanie numeru KSeF w poleceniu przelewu, w tym w komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności, ułatwia powiązanie płatności z dokumentem u sprzedawcy i u nabywcy. Obowiązek podawania numeru w płatnościach ma zacząć obowiązywać od 2027 roku, dlatego warto już teraz sprawdzić, czy bank i program do płatności klienta przyjmują ten numer.
Numer KSeF przy korekcie
Faktura korygująca wystawiona w KSeF wskazuje numer KSeF faktury, którą koryguje. Dzięki temu biuro łączy korektę z fakturą pierwotną bez szukania po numerze sprzedawcy i dacie.
Numer KSeF a duplikaty w biurze
Klient biura często przesyła PDF faktury, która jest już w KSeF. Bez numeru KSeF biuro może zaksięgować ten sam dokument dwa razy. Porównanie sprzedawcy, numeru faktury, daty i kwot pozwala połączyć oba dokumenty, a numer KSeF wskazuje, która wersja jest właściwa.
Numer KSeF przy fakturze w trybie offline
Faktura wystawiona w trybie offline24 albo w czasie awarii systemu ma od początku numer sprzedawcy, ale numer KSeF dostaje dopiero po przesłaniu do systemu. Do tego czasu nabywca może mieć jej wizualizację z kodem QR, który oznacza fakturę jako wystawioną poza systemem. Biuro powinno poczekać na numer KSeF, zanim ujmie taką fakturę w rozliczeniu VAT, i sprawdzić, czy data przydzielenia numeru nie przesuwa odliczenia na kolejny okres.
Co biuro powinno zapisywać przy dokumencie z KSeF
- numer KSeF,
- datę przydzielenia numeru, czyli datę otrzymania,
- numer faktury sprzedawcy,
- informację, czy faktura przyszła w trybie offline.
Numer KSeF w KsiegowaAI
KsiegowaAI zapisuje numer KSeF przy fakturze wgranej jako plik XML, gdy numer jest w nazwie pliku, i przekazuje go w paczce CSV dla programu księgowego. Zobacz, jak działa pobieranie faktur z KSeF.