Czym jest faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Od 1 lutego 2026 obowiązuje struktura FA(3). Każde pole ma swoje miejsce: NIP sprzedawcy i nabywcy, daty, pozycje, stawki VAT, kwoty, termin i forma płatności, numer rachunku. Po przyjęciu przez system faktura dostaje numer KSeF.
Czym różni się od faktury PDF
- PDF to obraz dokumentu, który trzeba przeczytać. Faktura ustrukturyzowana to dane, które program może wczytać bez odczytywania tekstu.
- PDF można wysłać komukolwiek. Faktura ustrukturyzowana trafia do nabywcy przez KSeF.
- PDF nie ma numeru nadawanego przez państwowy system. Faktura ustrukturyzowana ma numer KSeF.
- Wizualizacja faktury z KSeF (na przykład wydruk z kodem QR) jest tylko jej obrazem. Fakturą jest plik w systemie.
Co zawiera struktura FA(3)
Struktura FA(3) obejmuje dane wymagane przepisami o VAT i szereg pól dodatkowych. Część pól jest obowiązkowa w każdej fakturze, część tylko w określonych sytuacjach, na przykład przy mechanizmie podzielonej płatności, fakturach zaliczkowych czy korygujących. Struktura pozwala też podać dane, które wcześniej trafiały do uwag na fakturze, jak numer zamówienia czy warunki dostawy.
Faktura ustrukturyzowana a data otrzymania
Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF. Od tej daty liczy się prawo do odliczenia VAT u nabywcy. Biuro powinno więc zapisywać przy dokumencie datę nadania numeru, a nie datę, w której klient przesłał fakturę albo w której biuro ją pobrało.
Co faktura ustrukturyzowana zmienia w biurze rachunkowym
Dla biura to zmiana na lepsze tylko wtedy, gdy dane z KSeF trafiają do programu księgowego bez ręcznego przepisywania. Pobranie pliku z systemu to połowa pracy. Nadal trzeba:
- przypisać fakturę do właściwego klienta i okresu,
- sprawdzić sprzedawcę na Białej liście podatników VAT,
- ustalić kategorię kosztu, konto albo kolumnę KPiR,
- zdecydować o odliczeniu VAT, na przykład 50% przy samochodzie osobowym,
- sprawdzić, czy klient nie przesłał tej samej faktury jeszcze raz jako PDF.
Korekty faktur ustrukturyzowanych
Fakturę ustrukturyzowaną koryguje się fakturą korygującą wystawioną także w KSeF, ze wskazaniem numeru KSeF faktury pierwotnej. Noty korygujące nabywcy w tradycyjnej postaci przestają pasować do tego obiegu, bo dane faktury są w systemie.
Dokumenty, które nadal nie są fakturami ustrukturyzowanymi
Nie każdy dokument kosztowy klienta będzie w KSeF. Paragony, faktury od zagranicznych dostawców, bilety i część faktur od najmniejszych podatników do końca 2026 roku przychodzą inną drogą. Biuro nadal potrzebuje odczytu skanów i zdjęć. Więcej o tym w artykule KSeF faktury zagraniczne i na stronie skanowanie faktur.
Jak KsiegowaAI pracuje z fakturami ustrukturyzowanymi
KsiegowaAI czyta faktury ustrukturyzowane z KSeF wgrane jako pliki XML, dane bierze wprost ze struktury, zapisuje numer KSeF, gdy jest w nazwie pliku, proponuje dekret i odliczenie VAT, a potem dołącza dokumenty spoza systemu do tej samej kolejki. Zobacz program do KSeF.