Przejdź do treści
KsiegowaAI

Dla biur rachunkowych

Skanowanie paragonów i skaner paragonów dla biura rachunkowego z propozycją dekretu

Faktury między firmami przychodzą już przez KSeF, ale paragony za paliwo, parkingi, hotele i drobne zakupy klient nadal przynosi w kopercie. KsiegowaAI czyta zdjęcie albo skan paragonu, wypełnia sprzedawcę, NIP, datę i kwoty, proponuje konto albo kolumnę KPiR z jednym zdaniem uzasadnienia i oddaje paczkę CSV do programu biura. Paragon to jeden dokument w limicie planu, bez opłaty za stronę.

Sprawdź na paragonie

Plan miesięczny bez umowy na czas określony. Biuro 15 od 195 zł netto miesięcznie w planie rocznym.

Księgowa w biurze rachunkowym fotografuje telefonem stos paragonów klienta rozłożonych na biurku

Przykład ekranu

Kolejka dokumentów biura

Sprawdź na dokumencie

Rodzaj księgowości

Wynik

Paczka CSV

  • Klient: Firma budowlana AKSeF
    Hurtownia stali18 450,00 zł
    301-01 Materiałypewne
  • Klient: Gabinet Bskan
    Stacja paliw312,40 zł
    KPiR kol. 13pewne
  • Klient: Agencja Ce-mail
    Dostawca usług IT4 920,00 zł
    402-01 Usługi obcepewne
  • Klient: Firma budowlana Azdjęcie
    Sklep budowlany689,90 zł
    KPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
  • Klient: Pracownia DKSeF
    Biuro coworkingowe1 476,00 zł
    402-03 Najempewne

Uzasadnienia dekretu

Podgląd wiersza paczki CSV


                                
                            

                        

                    


                    
                


                
                
            

        


Wybierz przykładowy paragon albo wgraj własne zdjęcie. Zobaczysz odczytane pola, propozycję konta z uzasadnieniem i wiersz paczki CSV.













Skanowanie paragonów w biurze w skrócie




Skanowanie paragonów w biurze rachunkowym ma sens wtedy, gdy kończy się zaksięgowanym dokumentem, a nie folderem zdjęć. W KsiegowaAI paragon wchodzi do tej samej kolejki co pliki XML z KSeF i skany faktur. Program odczytuje pola, proponuje kolumnę KPiR, konto zespołu 4 albo rejestr ryczałtu i procent odliczenia VAT, a księgowa zatwierdza albo poprawia.


Najwięcej czasu oszczędzają klienci z flotą, delegacjami i zakupami w marketach budowlanych, którzy przynoszą po kilkadziesiąt paragonów miesięcznie. Przy 15 takich firmach to kilkaset dokumentów, które ktoś w biurze dziś przepisuje ręcznie.











Paragony, których KSeF nie załatwi


Obowiązkowy KSeF objął faktury między firmami, ale nie paragony. Paragon bez NIP nabywcy zostaje na papierze na stałe. Paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną i do 31 grudnia 2026 roku też nie trafia do KSeF. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku sprzedawca ma wystawić do takiej sprzedaży fakturę w KSeF.


W praktyce biuro dostaje od klienta co miesiąc kopertę: tankowania, myjnie, autostrady, noclegi, materiały z marketu, kawa z klientem. Każdy dokument trzeba przeczytać, ocenić, czy wydatek jest kosztem i czy jest prawo do odliczenia VAT, i wpisać. Jak wygląda cała droga dokumentu od skanu do importu, opisujemy przy skanowaniu faktur do programu księgowego.





Właściciel firmy oddaje w biurze rachunkowym kopertę z paragonami za paliwo i hotele z całego miesiąca








Dokument od klientaW KSeF do końca 2026Od 2027Odliczenie VAT



Paragon bez NIP nabywcynienienie, tylko koszt w podatku dochodowym


Paragon z NIP do 450 zł bruttonie, faktura uproszczona na papierzedo sprzedaży faktura w KSeFtak, jak z faktury


Faktura od polskiej firmytaktaktak


Faktura od dostawcy z zagranicynieniezależnie od transakcji


Faktury zagraniczne odczytujemy tak samo jak paragony. Przy fakturach z KSeF biuro wgrywa pobrane pliki XML, a jak je pobrać, piszemy na stronie o pobieraniu faktur z KSeF przez biuro rachunkowe.







Co skaner paragonów odczytuje z każdego paragonu


Wynik nie jest zwykłym tekstem z OCR. Każde pole trafia do konkretnej kolumny, a niepewne zostaje puste i oznaczone, zamiast być zgadywane.







Sprzedawca i NIP


Nazwa sklepu albo stacji i NIP sprzedawcy z nagłówka paragonu. Po NIP księgowa od razu widzi, czy to stały dostawca klienta.





Data i pozycje


Data sprzedaży i krótka lista pozycji, na przykład paliwo, myjnia, materiały. Po pozycjach widać, czy wydatek pasuje do działalności.





Netto, VAT i brutto


Kwoty i stawka VAT. Program sprawdza też, czy netto i VAT dają brutto z paragonu, i zgłasza rozjazd do sprawdzenia.





Forma płatności


Gotówka albo karta. Przy paragonie zapłaconym od ręki termin płatności wynosi zero dni, więc dokument nie wisi w rozrachunkach.





Propozycja konta


Kolumna KPiR, konto zespołu 4 albo 3 albo rejestr ryczałtu, zależnie od rodzaju księgowości klienta, z jednym zdaniem uzasadnienia.





Odliczenie VAT


Proponowany procent odliczenia, na przykład 50% przy paliwie do samochodu osobowego używanego także prywatnie. Decyzja zostaje u księgowej.







Jak działa aplikacja do skanowania paragonów w biurze


    

  1. 

    01
    

    Klient robi zdjęcie
    

    Telefonem, od razu po zakupie, i wrzuca je w portalu klienta biura. Albo przynosi kopertę, a biuro skanuje całą paczkę na skanerze z podajnikiem.
    2. 

  2. 

    02
    

    Program czyta paragon
    

    JPG, PNG albo PDF do 5 MB. Odczyt pól, kontrola sumy i oznaczenie niepewnych miejsc trwa kilka sekund na dokument.
    3. 

  3. 

    03
    

    Księgowa zatwierdza
    

    W kolejce widzi zdjęcie obok odczytanych pól i propozycji konta. Zatwierdza jednym kliknięciem albo poprawia, a poprawka uczy program na tym kliencie.
    4. 

  4. 

    04
    

    Import do programu
    

    Paczka CSV dla Optimy, Rewizora, Rachmistrza, Symfonii albo enova365. Paragony i faktury z KSeF jednego klienta lądują w jednym pliku.


Jak wygląda propozycja dekretu na dokumencie kosztowym krok po kroku, pokazujemy na stronie o automatycznym księgowaniu faktur. Import do konkretnego programu opisujemy przy imporcie faktur do Optimy.







Skaner paragonów dla biura a inne sposoby


Biura robią to dziś na cztery sposoby. Każdy ma swoje miejsce, więc piszemy wprost, kiedy który wystarcza.







SposóbCo robi z paragonemEksport do programu biuraRozliczenieKiedy wystarcza



Ręczne wpisywanieksięgowa przepisuje każde polewpis wprost w programieczas pracownikaklient przynosi kilka paragonów w miesiącu


Aplikacja konsumencka (np. do gwarancji i budżetu)przechowuje zdjęcie, czasem odczytuje sumębrak, najwyżej arkuszabonament użytkownikaklient chce mieć paragony w telefonie, nie do księgowania


OCR dodawany do programu FKodczyt pól wprost do bazy programuod razu w baziezwykle za stronę albo kredytbiuro na jednym programie, mało paragonów


KsiegowaAIodczyt pól, kontrola sumy, propozycja konta i odliczenia VATpaczka CSV dla Optimy, Rewizora, Rachmistrza, Symfonii, enova365za liczbę firm klientów, paragon to jeden dokument w limiciewielu klientów z paragonami i różne programy


OCR w programie księgowym wygrywa tym, że dokument od razu stoi w bazie bez importu. Jeśli wpisujesz kilka paragonów miesięcznie, ręczne wpisywanie jest najtańsze. Koszt odczytu u innych dostawców liczymy w zestawieniu programów do skanowania faktur dla biura rachunkowego, a pakiet Optimy porównujemy na stronie alternatywa dla Comarch OCR.











Ile kosztuje skanowanie paragonów dla biura


Płacisz za liczbę obsługiwanych firm, a paragon liczy się jako jeden dokument w miesięcznym limicie planu. Nie ma dopłaty za stronę ani osobnej puli na paragony.


Przykład: 15 klientów po 40 paragonów to 600 dokumentów miesięcznie, czyli piąta część limitu Biura 15. Zostaje miejsce na faktury z KSeF i skany faktur tych samych firm.


Kwoty netto. Pełne warunki w cenniku planów dla biur.








Biuro 15


195 zł


miesięcznie w planie rocznym, 390 zł w miesięcznym


15 firm, 3 000 dokumentów w miesiącu




Biuro 50


445 zł


miesięcznie w planie rocznym, 890 zł w miesięcznym


50 firm, 10 000 dokumentów w miesiącu




Biuro 150


995 zł


miesięcznie w planie rocznym, 1 990 zł w miesięcznym


150 firm, 30 000 dokumentów w miesiącu













Pytania o skanowanie paragonów


Odczyt faktur papierowych i PDF opisujemy na stronie skanowanie faktur.








Jak skanować paragony do księgowości?


Wystarczy zdjęcie telefonem albo skan PDF całego paragonu, z widocznym nagłówkiem sprzedawcy i sumą. Klient wrzuca plik w portalu biura albo biuro wgrywa całą paczkę w panelu. Program odczytuje sprzedawcę, NIP, datę, kwoty i formę płatności, proponuje konto albo kolumnę KPiR i oddaje paczkę CSV do programu księgowego.




Czy paragon bez NIP może być kosztem?


Tak, w podatku dochodowym paragon bez NIP nabywcy może udokumentować koszt, jeśli wydatek ma związek z działalnością i da się go wykazać. VAT z takiego paragonu nie da się odliczyć, bo paragon bez NIP nie jest fakturą. Do odliczenia VAT potrzebny jest paragon z NIP do 450 zł brutto albo faktura.




Czy paragon z NIP jest w KSeF?


Do 31 grudnia 2026 roku nie. Paragon z NIP nabywcy do 450 zł brutto (albo 100 euro) jest fakturą uproszczoną wystawianą poza KSeF, więc biuro dostaje go od klienta na papierze. Od 1 stycznia 2027 roku sprzedawca ma wystawić do takiej sprzedaży fakturę w KSeF.




Jaka aplikacja do skanowania paragonów dla biura rachunkowego?


Taka, która po odczycie oddaje dane do programu księgowego biura, a nie tylko przechowuje zdjęcia. Aplikacje konsumenckie archiwizują paragony do gwarancji i budżetu domowego. Biuro potrzebuje odczytu NIP, kwot i VAT, propozycji konta i eksportu do Optimy, Rewizora, Symfonii czy enova365.




Ile kosztuje skanowanie paragonów w KsiegowaAI?


Paragon liczy się jako jeden dokument w limicie planu, bez dopłaty za stronę. Biuro 15 kosztuje 390 zł netto miesięcznie albo 195 zł w planie rocznym i obejmuje 15 firm klientów oraz 3 000 dokumentów w miesiącu. Biuro 50 to 890 zł albo 445 zł rocznie za 10 000 dokumentów.




Co zrobić z nieczytelnym paragonem?


Program nie zgaduje. Pole, którego nie da się odczytać, zostaje puste i jest oznaczone do sprawdzenia, a paragon czeka w kolejce na decyzję księgowej. Z portalu biura można wysłać klientowi prośbę o lepsze zdjęcie albo skan, zanim minie termin zamknięcia miesiąca.







Powiązane strony dla biura






Alternatywa dla KSeFEO


Aplikacja KSeF pobiera faktury, ale paragonów nie czyta. Porównanie kosztu dla 15, 50 i 150 firm.


Porównanie z KSeFEO 




Alternatywa dla Saldeo


SaldeoSMART rozlicza odczyt w kredytach, jeden kredyt to jedna strona.


Porównanie z Saldeo 




Program dla biura rachunkowego


KSeF, skany, paragony, Biała lista i dekret w jednej kolejce dla wszystkich klientów.


Dla biur rachunkowych 




Narzędzia AI dla biura


Co biuro może dziś oddać programowi z AI i ile to kosztuje przy 15 i 50 klientach.


Zestawienie narzędzi 









Wgraj paragon klienta i zobacz propozycję konta


Jedno zdjęcie wystarczy, żeby zobaczyć odczytane kwoty i proponowany dekret. Konto zakładasz od ręki, plan miesięczny bez umowy na czas określony.




Sprawdź na paragonie