Dla biur rachunkowych i firm
Automatyczne księgowanie faktur i dekretacja faktur kosztowych z KSeF i skanów
KsiegowaAI czyta faktury klientów z KSeF wgrane jako pliki XML, odczytuje skany i paragony, proponuje dekret z odliczeniem VAT i składa paczkę CSV dla programu księgowego. Księgowa przegląda kolejkę i zatwierdza.
Przykład ekranu
Kolejka dokumentów biura
| Firma klienta | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Firma budowlana AKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Gabinet Bskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Agencja Ce-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Firma budowlana Azdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Pracownia DKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Klient: Firma budowlana AKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Klient: Gabinet BskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Klient: Agencja Ce-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Klient: Firma budowlana AzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Klient: Pracownia DKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd wiersza paczki CSV
Wybierz fakturę za paliwo, usługi IT albo paragon i zobacz proponowany dekret. Możesz też wgrać własny PDF lub zdjęcie.
Automatyczne księgowanie faktur w skrócie
Automatyczne księgowanie faktur oznacza, że wgrany dokument sam zostaje odczytany i dostaje gotową propozycję zapisu: konto albo kolumnę KPiR, kategorię kosztu i procent odliczenia VAT. Człowiek nie przepisuje danych, tylko sprawdza propozycję i zatwierdza. W KsiegowaAI dokumenty okresu wychodzą jedną paczką CSV, na której podstawie księgowa księguje w Optimie, Symfonii, enova365 albo Rewizorze.
Najwięcej czasu oszczędza się przy klientach z dziesiątkami podobnych faktur co miesiąc: paliwo, telefon, leasing, najem, hurtownia. Po kilku zatwierdzeniach propozycja dla takiego sprzedawcy jest zwykle trafna od razu.
Co dzieje się automatycznie, a co zatwierdza księgowa
Automat robi pracę powtarzalną. Decyzje, za które biuro odpowiada wobec klienta i urzędu, zostają przy księgowej.
| Etap | Automatycznie w KsiegowaAI | Po stronie księgowej |
|---|---|---|
| Zebranie dokumentów | odczyt każdego wgranego pliku: XML z KSeF, PDF, skan, zdjęcie | pobranie plików XML z KSeF i wgranie dokumentów od klienta |
| Odczyt danych | NIP, daty, pozycje, VAT według stawek, termin płatności i rachunek, z oceną pewności każdego pola | sprawdzenie pól oznaczonych jako niepewne |
| Kontrole | ta sama faktura z KSeF wgrana drugi raz, rachunek na Białej liście | decyzja przy każdym oznaczonym dokumencie |
| Dekret i VAT | propozycja konta albo kolumny KPiR, kategorii i procentu odliczenia, z uzasadnieniem | zatwierdzenie albo poprawka, która uczy program |
| Paczka | plik CSV z kwotami, kategorią i dekretem | księgowanie w programie księgowym |
Automatyczna dekretacja faktur kosztowych na przykładach
Tak wyglądają propozycje dla typowych faktur kosztowych. Numery kont pochodzą z przykładowego planu kont, u Ciebie program użyje planu kont klienta.
KPiR
Faktura za paliwo
Samochód osobowy używany także prywatnie: koszt w kolumnie 13, odliczenie 50% VAT i 75% kosztu paliwa w kosztach. Program pyta o przeznaczenie auta tylko przy pierwszej fakturze.
Pełna księgowość
Usługi IT, dwie pozycje
Konto 402-01 Usługi obce, pełne odliczenie VAT. Gdy jedna pozycja to licencja na dłużej niż rok, program oznacza fakturę do sprawdzenia rozliczenia w czasie.
Pełna księgowość
Hurtownia stali z KSeF
Konto 301-01 Materiały i pełne odliczenie VAT. Faktura przyszła z KSeF jako plik XML, więc kwoty są wprost ze struktury, a numer KSeF trafia do paczki.
KPiR
Paragon ze sklepu budowlanego
Kolumna 10, bez odliczenia VAT, bo paragon bez NIP nabywcy nie daje takiego prawa. Brak NIP jest podświetlony, żeby księgowa zdecydowała, czy prosić klienta o fakturę.
Jak zautomatyzować księgowanie faktur w czterech krokach
01
Wgraj dokumenty
Pliki XML faktur pobrane z KSeF, PDF-y z maila klienta, skany i zdjęcia paragonów. Bez tokenu KSeF i bez loginu do banku.
02
Ustaw klienta
Forma opodatkowania, plan kont albo KPiR i zasady klienta, na przykład auto w leasingu używane w sposób mieszany.
03
Zatwierdzaj kolejkę
Dokumenty pewne idą grupowo, niepewne pokazują, które pole wymaga uwagi. Każda poprawka zapisuje się jako wzorzec dla tego sprzedawcy.
04
Pobierz paczkę
Jedna paczka CSV na okres, z kwotami, kategorią, dekretem i numerem KSeF. Na jej podstawie księgowa księguje w swoim programie.
Jak pobrać pliki z KSeF: pobieranie faktur z KSeF dla klientów biura. O dokumentach papierowych: skanowanie faktur do programu księgowego.
Automatyczne księgowanie faktur w Optimie, Symfonii, enova365 i Rewizorze
Programy księgowe mają własne schematy księgowań, ale schemat potrzebuje kompletnego, opisanego dokumentu. KsiegowaAI przygotowuje dane takiego dokumentu w paczce CSV, więc biuro nie zmienia programu ani planu kont.
| Program | Co dostaje z KsiegowaAI | Szczegóły |
|---|---|---|
| Comarch Optima | paczka CSV z kategorią i dekretem | Optima i KSeF |
| Symfonia | paczka CSV z proponowanym kontem | skanowanie faktur do Symfonii |
| enova365 | paczka CSV | enova365 |
| Insert Rewizor i Rachmistrz | paczka CSV, bez pliku EDI++ | Insert i KSeF |
| Inny program | paczka CSV (średnik, UTF-8) | wszystkie formaty |
Schematy księgowań, OCR w programie czy KsiegowaAI
Uczciwie: jeśli wszyscy klienci są w jednym programie, a faktury przychodzą tylko z KSeF, schematy w programie mogą wystarczyć. KsiegowaAI ma sens, gdy dokumenty przychodzą różnymi drogami i do różnych programów.
| Potrzeba biura | Schematy w programie | OCR dodany do programu | KsiegowaAI |
|---|---|---|---|
| Faktury z KSeF | tak, przez moduł KSeF | zależy od pakietu | tak, z pliku XML wgranego w panelu |
| Skany, zdjęcia, paragony | nie | tak | tak, z oceną pewności pól |
| Propozycja dekretu | według reguł ustawionych ręcznie | zależy od narzędzia | z uzasadnieniem, uczona na zatwierdzeniach klienta |
| Klienci w różnych programach | jeden program | zwykle jeden program | ta sama paczka CSV dla każdego programu |
| Dokument bezpośrednio w bazie programu | tak | tak | nie, księgowa wprowadza z paczki CSV |
Porównanie cen z dodatkiem OCR do Optimy: Comarch OCR cennik i porównanie dla biura.
Dla kogo jest automatyczne księgowanie faktur
Biuro z 15 do 150 klientami
Szczyt miesiąca przesuwa się z przepisywania na sprawdzanie. Płacisz za liczbę obsługiwanych firm, nie za stanowisko.
Firma, która prowadzi koszty sama
Faktury z KSeF i zdjęcia paragonów dostają kategorię i termin płatności. Biuro dostaje paczkę gotową do zaksięgowania. Gdy kontrahent mimo przypomnień nie płaci, kolejnym krokiem jest program do windykacji należności B2B.
Dział księgowości w spółce
Faktury zakupowe z KSeF przechodzą kontrolę rachunku na Białej liście, zanim ktokolwiek zleci przelew.
Pytania o automatyczne księgowanie faktur
Pełny cennik: program dla biura rachunkowego, cennik.
Czy można automatycznie księgować faktury?
Tak. Faktury z KSeF i odczytane skany można automatycznie opisać i zadekretować. W KsiegowaAI wychodzą jedną paczką CSV, na której podstawie księgowa księguje w programie. Zapis w księgach powinna zatwierdzić księgowa, bo to biuro odpowiada za poprawność ksiąg. W praktyce oznacza to przegląd kolejki zamiast przepisywania każdej faktury.
Jak zautomatyzować księgowanie faktur w biurze rachunkowym?
Trzeba połączyć cztery kroki: pobranie faktur z KSeF dla każdego klienta, odczyt dokumentów spoza KSeF, propozycję dekretu i przeniesienie zatwierdzonych dokumentów do programu księgowego. KsiegowaAI robi odczyt i propozycję dekretu oraz składa paczkę CSV. Najszybciej zaczyna się od klientów z największą liczbą powtarzalnych faktur kosztowych.
Czy AI może dekretować faktury?
AI może proponować dekret: konto albo kolumnę KPiR, kategorię kosztu, stawkę i procent odliczenia VAT. W KsiegowaAI każda propozycja ma uzasadnienie i uczy się na zatwierdzeniach biura osobno dla każdego klienta. Decyzję podejmuje księgowa, a dokumenty niepewne są oznaczone w rejestrze.
Jak działa automatyczne księgowanie faktur w Optimie?
Comarch Optima księguje dokumenty według schematów księgowań ustawionych w programie. KsiegowaAI przygotowuje paczkę CSV z odczytanymi danymi, kategorią i numerem KSeF, więc księgowa wprowadza do Optimy kompletny dokument bez przepisywania z papieru. Natywnego pliku importu Optimy nie składamy. Dotyczy to też skanów i paragonów, których sam moduł KSeF nie obejmuje.
Ile kosztuje automatyczne księgowanie faktur?
W KsiegowaAI plan Biuro 15 kosztuje 390 zł netto miesięcznie za do 15 firm klientów i 3 000 dokumentów, a Biuro 50 kosztuje 890 zł netto za do 50 firm i 10 000 dokumentów. Firma płaci 199 zł netto za 100 dokumentów miesięcznie albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Plan roczny kosztuje połowę ceny miesięcznej, czyli oszczędzasz 50%.
Co z fakturami, które program odczyta źle?
Każde pole ma ocenę pewności. Pole niepewne jest podświetlone, a dokument jest oznaczony w rejestrze do sprawdzenia przez księgową. Poprawka księgowej zapisuje się jako wzorzec, więc ten sam błąd przy tym sprzedawcy się nie powtarza.
Zadekretuj pierwszą fakturę i zobacz wiersz paczki
Wgraj pliki XML z KSeF jednego klienta i sprawdź propozycje na jego fakturach z ostatniego miesiąca.