KSeF faktury zakupowe i pobieranie faktur zakupowych z KSeF aż do zatwierdzonego dekretu
Faktura zakupowa w KSeF ma już dane w strukturze, ale to dopiero początek pracy biura. Trzeba ją pobrać, sprawdzić rachunek kontrahenta, zadekretować i przenieść do programu. Plik XML pobierasz z KSeF sam, a resztę kroków KsiegowaAI przygotowuje za księgową, która zatwierdza wynik.
Przykład ekranu
Kolejka dokumentów biura
| Firma klienta | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Firma budowlana AKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Gabinet Bskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Agencja Ce-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Firma budowlana Azdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Pracownia DKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Klient: Firma budowlana AKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Klient: Gabinet BskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Klient: Agencja Ce-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Klient: Firma budowlana AzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Klient: Pracownia DKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd wiersza paczki CSV
Wgraj fakturę zakupową i zobacz odczytane pola, wynik sprawdzenia kontrahenta i proponowany dekret.
Droga faktury zakupowej z KSeF w KsiegowaAI
- 01Pobranie pliku XML faktury z KSeF i wgranie go w KsiegowaAI, z numerem KSeF z nazwy pliku.
- 02Sprawdzenie NIP-u i rachunku sprzedawcy na Białej liście podatników VAT.
- 03Propozycja kategorii kosztu, konta albo kolumny KPiR i odliczenia VAT.
- 04Zatwierdzenie przez księgową w kolejce.
- 05Paczka CSV dla programu księgowego biura.
Odliczenie VAT z faktur zakupowych z KSeF
Przy każdej fakturze KsiegowaAI proponuje odliczenie i pokazuje uzasadnienie: pełne odliczenie dla kosztów związanych ze sprzedażą opodatkowaną, 50% dla wydatków na samochód osobowy używany także prywatnie, brak odliczenia dla wydatków, które go nie dają. Księgowa widzi propozycję i decyduje.
Faktury z wieloma pozycjami i różnymi stawkami
Faktura zakupowa z KSeF często ma pozycje w różnych stawkach VAT i różnych kategoriach kosztu, na przykład materiały i transport na jednym dokumencie. KsiegowaAI sumuje kwoty ze wszystkich stawek wprost ze struktury pliku, a dekret proponuje dla dokumentu. Podział na pozycje robi księgowa w swoim programie.
Faktury korygujące w KSeF
Korekta z KSeF jest rozpoznawana po rodzaju faktury w pliku i oznaczona w rejestrze do sprawdzenia. Księgowa zatwierdza ją jako osobny dokument w paczce.
Zakupy, które nie przychodzą przez KSeF
Paragony, faktury od zagranicznych dostawców i faktury od podatników zwolnionych z obowiązku trafiają do tego samego rejestru jako PDF, skan albo zdjęcie. Opis odczytu: skanowanie faktur. O zakupach z zagranicy piszemy w artykule KSeF faktury zagraniczne.
Pytania o faktury zakupowe z KSeF
Koszt aplikacji KSeF dla biur porównujemy w artykule KSeFEO czy KT Desk, a dekret faktury kosztowej pokazujemy przy automatycznym księgowaniu faktur.
Jak pobrać faktury zakupowe z KSeF?
Faktury zakupowe pobierasz w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur, jako pliki XML, po zalogowaniu w kontekście firmy. Biuro rachunkowe robi to na podstawie uprawnienia do przeglądania faktur, które nadaje mu klient. Pliki XML wgrywasz w KsiegowaAI, a dostajesz odczytane pola, Białą listę i propozycję dekretu.
Kiedy faktura zakupowa z KSeF jest uznana za otrzymaną?
Faktura wystawiona w KSeF jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru KSeF, a nie w dniu, w którym nabywca ją pobierze. Od tej daty liczy się prawo do odliczenia VAT, dlatego biuro powinno pobierać faktury klientów regularnie, a nie dopiero na koniec miesiąca.
Czy faktury zakupowe z KSeF trzeba dekretować ręcznie?
W większości programów tak, chyba że biuro ma schematy księgowań dla stałych dostawców. KsiegowaAI dla każdej faktury zakupowej proponuje konto albo kolumnę KPiR i odliczenie VAT z jednym zdaniem uzasadnienia i uczy się poprawek księgowej osobno dla każdego klienta.
Ile kosztuje pobieranie faktur zakupowych z KSeF dla biura?
W programach księgowych zwykle od 1 400 do 2 400 zł netto rocznie przy 15 klientach, w aplikacjach KSeF od 150 do 699 zł miesięcznie. KsiegowaAI Biuro 15 kosztuje 390 zł miesięcznie albo 195 zł w planie rocznym, razem z odczytem skanów i propozycją dekretu.