Przejdź do treści
KsiegowaAI

Eksport faktur z KSeF do Excela

Faktury z KSeF do Excela z konwerterem XML KSeF i eksportem listy faktur

Wgrywasz pliki XML faktur pobrane z KSeF, a KsiegowaAI składa z nich arkusz: jeden wiersz na fakturę, z NIP-em sprzedawcy, kwotami, numerem KSeF, terminem płatności, rachunkiem sprawdzonym na Białej liście i propozycją dekretu. Plik CSV otwierasz w Excelu bez kreatora importu.

Firma 100 i Biuro 15

od 199 zł netto miesięcznie

Firma 100 dla jednej firmy, Biuro 15 za 390 zł dla 15 firm klientów i 3 000 dokumentów. W planie rocznym połowa ceny. Bez opłaty za plik XML.

Kolumny arkusza

Przykład ekranu

Faktury Twojej firmy

Sprawdź na dokumencie

Rodzaj księgowości

Wynik

Zapis w księgach

  • Plik z KSeFKSeF
    Hurtownia stali18 450,00 zł
    301-01 Materiałypewne
  • Skan z drukarkiskan
    Stacja paliw312,40 zł
    KPiR kol. 13pewne
  • Skrzynka pocztowae-mail
    Dostawca usług IT4 920,00 zł
    402-01 Usługi obcepewne
  • Zdjęcie z telefonuzdjęcie
    Sklep budowlany689,90 zł
    KPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
  • Plik z KSeFKSeF
    Biuro coworkingowe1 476,00 zł
    402-03 Najempewne

Uzasadnienia dekretu

Podgląd zapisu w rejestrze


                                
                            

                        

                    


                    
                


                
                
            

        


Demo pokazuje odczyt skanu albo PDF i wiersz paczki CSV, który trafia do arkusza. Pliki XML z KSeF wgrywasz w panelu po założeniu konta i dostajesz ten sam wiersz, tylko bez odczytu obrazu, bo dane są już w strukturze pliku.














Księgowy sprawdza miesięczne zestawienie faktur klienta pobranych z KSeF w arkuszu na dużym monitorze

Zestawienie faktur z KSeF w arkuszu, gotowe do filtrowania po NIP, terminie albo kategorii.




Dlaczego plik XML z KSeF nie wygląda w Excelu jak faktura


Faktura ustrukturyzowana to plik XML według schematu FA Ministerstwa Finansów. Kwoty netto stoją w polach P_13, podatek w P_14, brutto w P_15, a dane sprzedawcy w sekcji Podmiot1. Gdy otworzysz taki plik w Excelu, dostaniesz drzewo znaczników albo jedną długą tabelę z kilkudziesięcioma kolumnami o technicznych nazwach. Przy jednej fakturze da się to przeczytać. Przy dwustu fakturach od kilkunastu klientów nie.


Dlatego biura i działy księgowe szukają konwertera, który z każdego pliku zrobi jeden czytelny wiersz. KsiegowaAI robi to przy wgraniu pliku: rozpoznaje schemat, sumuje netto i VAT ze wszystkich stawek, bierze numer KSeF z nazwy pliku i dopisuje to, czego w pliku nie ma, czyli wynik sprawdzenia rachunku na Białej liście, kategorię kosztu i propozycję konta.




1 wiersz
na jedną fakturę z KSeF, bez scalania kolumn


FA(2) i FA(3)
oba schematy faktur ustrukturyzowanych


0 zł
za pojedynczy plik w limicie planu







Jak pobrać faktury z KSeF do Excela w czterech krokach


KsiegowaAI nie łączy się z KSeF i nie pobiera faktur sama. Pliki XML bierzesz z Aplikacji Podatnika KSeF albo ze swojego programu do faktur, a resztę robimy my.


    

  1. 

    1
    

    Pliki XML z KSeF
    

    Pobierasz faktury zakupowe z KSeF jako XML. Nazwa pliku z numerem KSeF zostaje, bo z niej bierzemy numer do arkusza.
    2. 

  2. 

    2
    

    Wgranie do panelu
    

    Wgrywasz pliki w panelu firmy albo klient biura wrzuca je sam w portalu, logując się kodem z maila. Skany i PDF-y spoza KSeF idą do tej samej kolejki.
    3. 

  3. 

    3
    

    Kontrola i dekret
    

    Rachunek sprawdzony na Białej liście, kategoria kosztu, propozycja konta albo kolumny KPiR i odliczenie VAT. Korekty i waluta obca są oznaczone.
    4. 

  4. 

    4
    

    Arkusz okresu
    

    Pobierasz paczkę CSV za bieżący albo poprzedni miesiąc, dla jednego klienta albo całego biura, i otwierasz ją w Excelu.


Jak biuro zbiera pliki XML od klientów i co z nimi dalej robi, opisujemy przy pobieraniu faktur z KSeF przez biuro rachunkowe.










Eksport faktur z KSeF do Excela, jakie kolumny dostajesz




Plik CSV jest w kodowaniu UTF-8 ze znacznikiem BOM i rozdzielany średnikiem, czyli tak, jak oczekuje polski Excel. Polskie znaki i kwoty z przecinkiem otwierają się poprawnie.







Co konwerter XML KSeF robi, a czego nie


Arkusz ma jeden wiersz na fakturę, a nie na pozycję faktury. Netto i VAT to sumy ze wszystkich stawek, a kolumna stawka pokazuje stawkę z największą kwotą netto. To układ rejestru zakupów, którego używa się do uzgodnień, raportów kosztów i kontroli terminów płatności. Jeśli potrzebujesz każdej pozycji osobno, na przykład do rozliczenia magazynu, ten arkusz tego nie da.


Nie wysyłamy faktur do KSeF i nie pobieramy ich za Ciebie, bo nie trzymamy tokenów ani certyfikatów firm. Nie zapisujemy też dokumentów w programie księgowym. Zatwierdzone faktury z paczki CSV księgowa wprowadza do Optimy, Symfonii, enova365 czy Rewizora, a sam dekret opisujemy przy automatycznym księgowaniu faktur.






Kiedy nie my


Masz kilka faktur miesięcznie i potrzebujesz tylko kwot w arkuszu raz na kwartał. Wtedy wystarczy przepisać je ręcznie albo ustawić import XML w Power Query. Płatny konwerter ma sens od kilkudziesięciu faktur miesięcznie, przy wielu klientach biura albo gdy razem z arkuszem chcesz dostać kontrolę Białej listy i propozycję konta.











Faktury z KSeF w arkuszu dla biura i dla firmy




Biuro rachunkowe
Jedna paczka dla wszystkich klientów z kolumną firmy i NIP-u klienta albo osobny arkusz dla każdej firmy. Klienci nie zajmują miejsc użytkowników w planie.


Dział księgowości w firmie
Lista faktur kosztowych z KSeF z terminami płatności i rachunkami do przelewów, gotowa dla osoby od płatności i dla controllingu.


Kontrola przed przelewem
Faktury powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza Białej listy widać w kolumnie od razu, zanim ktoś zleci płatność.


Dokumenty spoza KSeF
Paragony, faktury zagraniczne i rachunki od osób zwolnionych z KSeF trafiają do tego samego arkusza po odczycie skanu albo zdjęcia.


Firma, która chce samego obiegu kosztów z akceptacją, znajdzie go przy fakturach zakupowych z KSeF, a rachunek dla biura opisujemy w cenniku programu dla biura rachunkowego.





Paragony i faktury spoza KSeF na biurku księgowej obok laptopa

Dokumenty spoza KSeF lądują w tym samym zestawieniu co pliki XML.













Pytania o faktury z KSeF w Excelu


Całą drogę faktury od KSeF do księgi opisujemy na stronie program do KSeF dla biura rachunkowego.








Jak pobrać faktury z KSeF do Excela?


Pobierz pliki XML faktur z Aplikacji Podatnika KSeF albo ze swojego programu do faktur, wgraj je do KsiegowaAI i pobierz paczkę CSV okresu. Plik otwiera się w Excelu z polskimi znakami, a każda faktura to jeden wiersz z NIP, kwotami, numerem KSeF i terminem płatności.




Jak zaimportować faktury z KSeF do Excela?


Sam plik XML z KSeF Excel otwiera jako drzewo znaczników, a nie jako tabelę faktur. Trzeba go najpierw przekonwertować. W KsiegowaAI konwersja dzieje się przy wgraniu pliku, a wynik pobierasz jako CSV rozdzielany średnikiem, który Excel otwiera wprost, bez kreatora importu i bez Power Query.




Czy da się wyeksportować listę faktur z KSeF?


Tak, jeśli masz pliki XML tych faktur. Każdy plik wgrany do KsiegowaAI staje się wierszem zestawienia, a zestawienie okresu pobierasz jednym kliknięciem jako CSV. Biuro rachunkowe może pobrać listę dla jednego klienta albo dla wszystkich firm naraz, z kolumną z nazwą i NIP-em klienta.




Jakie dane z faktury KSeF trafiają do arkusza?


Sprzedawca, NIP, data wystawienia, netto, stawka VAT, brutto, numer faktury, numer KSeF z nazwy pliku, termin płatności, rachunek bankowy, wynik sprawdzenia rachunku na Białej liście, kategoria kosztu, propozycja dekretu, odliczenie VAT, firma klienta i data zatwierdzenia. Korekty i faktury w walucie obcej mają znacznik do sprawdzenia.




Czy konwerter XML KSeF odczytuje faktury FA(3)?


Tak. KsiegowaAI czyta faktury ustrukturyzowane w schematach FA(2) i FA(3) Ministerstwa Finansów. Kwoty, NIP-y, daty i rachunek są brane wprost ze struktury pliku, bez odczytu obrazu, więc w arkuszu są dokładnie takie, jak w KSeF. Czym jest numer KSeF i gdzie go szukać, piszemy w tekście o numerze KSeF faktury.




Ile kosztuje eksport faktur z KSeF do Excela?


W KsiegowaAI firma płaci od 199 zł netto miesięcznie za 100 dokumentów (Firma 100), a biuro rachunkowe 390 zł netto miesięcznie za 15 firm klientów i 3 000 dokumentów (Biuro 15). W planie rocznym ceny są o połowę niższe. Nie ma opłaty za pojedynczy plik XML.









Zrób arkusz z faktur KSeF jednego klienta za wrzesień


Weź pliki XML jednego klienta, wgraj je i porównaj arkusz z rejestrem zakupów w programie księgowym. Biuro, które dopiero liczy koszt KSeF w swoim programie, znajdzie rachunek przy KSeF bez InsPunktów.




Sprawdź na dokumencie