KSeF od kiedy obowiązkowy w trzech terminach 2026 i 2027 roku

Trzy terminy obowiązkowego KSeF

• 1 lutego 2026: wystawianie faktur w KSeF dla podatników, u których wartość sprzedaży (z podatkiem) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026: wystawianie faktur w KSeF dla pozostałych podatników.
• 1 stycznia 2027: wystawianie faktur w KSeF dla najmniejszych podatników, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, oraz dla faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących.

Odbiór faktur przez KSeF od 1 lutego 2026

Od 1 lutego 2026 każdy podatnik, także ten, który sam jeszcze nie musi wystawiać faktur w KSeF, otrzymuje faktury ustrukturyzowane od kontrahentów przez system. To oznacza, że biuro rachunkowe już od lutego musi pobierać faktury kosztowe wszystkich klientów z KSeF, niezależnie od tego, kiedy ci klienci zaczną wystawiać w nim własne faktury.

Co zmienia się dla biura rachunkowego

Do końca 2025 roku biuro dostawało faktury od klienta: mailem, na papierze albo w segregatorze. Od 2026 roku faktury od krajowych dostawców klienta są w KSeF, a klient często nawet ich nie widzi, bo nie loguje się do systemu. Biuro potrzebuje więc dostępu do KSeF każdego klienta: tokenu albo uprawnienia nadanego biuru.

• Trzeba zebrać dostępy do KSeF od wszystkich klientów.
• Trzeba pobierać faktury regularnie, a nie raz w miesiącu, żeby klient wiedział o terminach płatności.
• Trzeba połączyć faktury z KSeF z dokumentami, które nadal przychodzą inną drogą: paragonami, fakturami zagranicznymi i fakturami od podatników objętych późniejszym terminem.

Kary za niestosowanie KSeF

Przepisy o karach pieniężnych za niewystawienie faktury w KSeF albo za wystawienie jej poza systemem stosuje się od 1 stycznia 2027 roku. Rok 2026 jest więc czasem na ułożenie procesów, ale nie zwalnia z samego obowiązku. Faktura, która powinna być wystawiona w KSeF, a została wystawiona poza nim, nie jest prawidłowo wystawiona.

Tryby awaryjne i offline

KSeF przewiduje sytuacje, w których faktura powstaje bez połączenia z systemem. W trybie offline24 podatnik wystawia fakturę poza systemem i przesyła ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy ogłoszonej niedostępności systemu i przy awarii przepisy dają dłuższe terminy na przesłanie faktury. Dla odbiorcy ważne jest, że taka faktura dostaje numer KSeF później, a data otrzymania jest liczona od dnia przydzielenia numeru.

Struktura FA(3)

Faktury w KSeF od 1 lutego 2026 wystawia się według struktury logicznej FA(3). O tym, czym jest faktura w tej strukturze i co zawiera, piszemy w artykule faktura ustrukturyzowana.

Jak przygotować biuro na kolejne terminy

• Zbierz listę klientów i przypisz każdemu termin, od którego wystawia faktury w KSeF.
• Poproś klientów o token albo nadanie biuru uprawnień do przeglądania faktur.
• Ustal, kto w biurze pilnuje ważności tokenów.
• Ustal z klientami, jak przekazują dokumenty spoza KSeF.
• Sprawdź, czy program księgowy biura przyjmuje numer KSeF przy dokumencie.

Kogo obowiązek obejmuje, a kto jest z niego wyłączony, opisujemy w artykule KSeF dla kogo.