Płatności powyżej 15 000 zł
Sprawdzanie rachunku na Białej liście i weryfikacja kontrahenta przy każdej fakturze kosztowej
Wgrywasz fakturę od dostawcy, a KsiegowaAI pyta wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów, czy rachunek z faktury należy do NIP sprzedawcy. Wynik TAK albo NIE i identyfikator zapytania zostają przy dokumencie jako dowód. Sprawdzamy też status VAT sprzedawcy na dzień wystawienia faktury i pokazujemy termin płatności, więc przed dużym przelewem nie otwierasz już osobnej wyszukiwarki.
Sprawdzenie w cenie planu. Firma 100 od 99 zł netto miesięcznie w planie rocznym.
Faktura FV/10/0412
KSeF XML
Hurtownia stali i prętów zbrojeniowych
NIP 000-000-00-00, brutto 24 600,00 zł
- Rachunek z faktury
- PL 61 1090 … 2874
- Biała lista
- TAK, rachunek przypisany do NIP
- Status VAT na dzień faktury
- Czynny
- Identyfikator zapytania
- a7Kq2-8d0f1x3
- Termin płatności
- za 5 dni
Transakcja powyżej 15 000 zł brutto. Identyfikator zapisany przy fakturze.
Przykład ekranu
Kolejka dokumentów biura
| Firma klienta | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Firma budowlana AKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Gabinet Bskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Agencja Ce-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Firma budowlana Azdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Pracownia DKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Klient: Firma budowlana AKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Klient: Gabinet BskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Klient: Agencja Ce-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Klient: Firma budowlana AzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Klient: Pracownia DKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd wiersza paczki CSV
Wgraj zdjęcie albo PDF faktury z numerem rachunku. Zobaczysz odczytane pola, rachunek sprzedawcy i kategorię kosztu.
Sprawdzanie rachunku na Białej liście w skrócie
Przed zapłatą faktury na więcej niż 15 000 zł brutto od czynnego podatnika VAT musisz upewnić się, że rachunek z faktury jest w wykazie podatników VAT w dniu przelewu. Jeśli nie jest, tracisz prawo do kosztu podatkowego i odpowiadasz solidarnie za VAT sprzedawcy. Wyszukiwarka na stronie Ministerstwa Finansów jest bezpłatna, ale sprawdza jeden numer naraz i nie pamięta, co sprawdziłeś.
KsiegowaAI robi to przy każdej wgranej fakturze kosztowej, bez kopiowania numerów. Wynik i identyfikator zapytania zostają przy dokumencie, a lista faktur do zapłaty pokazuje od razu, które rachunki są w porządku, a które trzeba wyjaśnić z dostawcą, zanim wyjdzie przelew.
Kiedy trzeba sprawdzić kontrahenta na białej liście?
Przed zapłatą za transakcję, której jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł brutto, gdy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT. Liczy się wartość całej transakcji, a nie pojedynczego przelewu, więc faktura na 24 000 zł płacona w trzech ratach też wymaga sprawdzenia. Rachunek musi być w wykazie w dniu zlecenia przelewu.
| Sytuacja | Czy sprawdzać rachunek | Dlaczego |
|---|---|---|
| Faktura 18 450 zł brutto, jeden przelew | tak | transakcja powyżej 15 000 zł od czynnego podatnika VAT |
| Faktura 24 000 zł płacona w trzech ratach po 8 000 zł | tak, przed każdą ratą | liczy się wartość transakcji, nie raty |
| Umowa ramowa, miesięczne faktury po 6 000 zł | tak, gdy wartość umowy przekracza 15 000 zł | transakcją jest umowa, a nie pojedyncza faktura |
| Faktura 9 800 zł brutto, jednorazowy zakup | nie jest obowiązkowe | poniżej progu, choć sprawdzenie nic nie kosztuje |
| Płatność w mechanizmie podzielonej płatności | sankcje nie grożą | podzielona płatność chroni nawet przy rachunku spoza wykazu |
| Sprzedawca zwolniony z VAT | wykaz go nie obejmuje jako czynnego | obowiązek dotyczy płatności na rzecz czynnych podatników VAT |
Wykaz aktualizuje się raz dziennie, w dni robocze. Faktura sprawdzona przy wgraniu, a płacona kilka tygodni później, powinna zostać sprawdzona jeszcze raz na dzień przelewu, bo sprzedawca mógł w tym czasie zmienić rachunek albo zostać wykreślony.
Jak działa sprawdzanie Białej listy w KsiegowaAI
Cztery kroki, które dzieją się same po wgraniu faktury. Nie przepisujesz NIP ani numeru rachunku.
-
01
Wgranie faktury
Plik XML pobrany z KSeF, PDF z maila albo zdjęcie faktury papierowej. JPG, PNG, PDF albo XML.
-
02
Odczyt NIP i rachunku
Program odczytuje NIP sprzedawcy i numer rachunku z faktury. Z pliku KSeF bierze je wprost ze struktury dokumentu.
-
03
Zapytanie do wykazu
Publiczne API wykazu podatników VAT odpowiada, czy rachunek jest przypisany do NIP. Osobno sprawdzamy status VAT na dzień wystawienia faktury.
-
04
Wynik przy fakturze
TAK albo NIE, identyfikator zapytania i termin płatności. Faktura z wynikiem NIE wyróżnia się na liście do zapłaty.
Faktury z KSeF trzeba najpierw pobrać z Aplikacji Podatnika jako pliki XML. Jak to zrobić i od kiedy faktura jest otrzymana, opisujemy na stronie o fakturach zakupowych w KSeF.
Weryfikacja kontrahenta i status VAT sprzedawcy
Rachunek to jedno pytanie. Drugie brzmi, czy sprzedawca w dniu wystawienia faktury był czynnym podatnikiem VAT. Faktura od firmy wykreślonej z rejestru nie daje prawa do odliczenia VAT, nawet jeśli przelew poszedł na właściwy rachunek.
Dlatego przy każdej fakturze sprawdzamy w wykazie status sprzedawcy na datę wystawienia. Gdy jest inny niż Czynny, na przykład Zwolniony albo Niezarejestrowany, faktura dostaje oznaczenie do sprawdzenia. To sygnał, żeby wstrzymać przelew i zadzwonić do dostawcy, zanim księgowa odliczy podatek z tej faktury.
Odczyt, kategorie kosztów i termin płatności opisujemy szerzej na stronie obieg faktur kosztowych w małej firmie.
Co zrobić, gdy rachunku nie ma na białej liście?
Najprościej poprosić sprzedawcę o rachunek zgłoszony w wykazie albo zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności, który chroni przed obiema sankcjami. Jeśli przelew na rachunek spoza wykazu już wyszedł, złóż zawiadomienie ZAW-NR do urzędu skarbowego sprzedawcy w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
Zapytaj dostawcę
Często na fakturze jest stary rachunek albo konto prywatne właściciela. Dostawca podaje rachunek z wykazu i wystawia korektę danych płatności.
Podzielona płatność
Przelew w mechanizmie podzielonej płatności chroni przed utratą kosztu i odpowiedzialnością solidarną, nawet gdy rachunku nie ma w wykazie.
Zawiadomienie ZAW-NR
Gdy przelew już wyszedł, masz 7 dni od jego zlecenia na zawiadomienie urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy. Zawiadomienie składa się elektronicznie.
Wstrzymaj przelew
Wynik NIE przy fakturze powyżej progu to powód, żeby przelew poczekał na wyjaśnienie. Kilka dni zwłoki kosztuje mniej niż utracony koszt.
Program do sprawdzania Białej listy a wyszukiwarka Ministerstwa Finansów
Ręczne sprawdzanie ma sens, gdy płacisz kilka dużych faktur w roku. Przy kilkunastu fakturach powyżej progu w miesiącu liczy się to, czy ktoś o tym pamięta i czy zostaje dowód.
| Sposób | Koszt | Ile pracy przy fakturze | Dowód sprawdzenia | Kiedy wystarcza |
|---|---|---|---|---|
| Wyszukiwarka wykazu na stronie Ministerstwa Finansów | 0 zł | kopiowanie NIP i rachunku, osobno dla każdej faktury | wydruk albo zapisany identyfikator, przechowywany ręcznie | kilka dużych płatności w roku |
| Program do wystawiania faktur | w abonamencie programu | sprawdza zwykle NIP klienta przy fakturze sprzedaży | zależnie od programu | gdy chodzi o Twoich klientów, a nie dostawców |
| Bankowość firmowa | w opłacie za konto | część banków ostrzega przy przelewie | zależnie od banku | jako druga linia obrony, nie jako ewidencja |
| KsiegowaAI Firma 100 i Firma 400 | od 99 zł miesięcznie w planie rocznym | zero, wynik pojawia się po wgraniu faktury | identyfikator zapisany przy fakturze | regularne faktury kosztowe i płatności powyżej progu |
Uczciwie: nie sprawdzamy list kontrahentów wgranych z pliku i nie łączymy się z bankiem. Sprawdzamy rachunki z faktur, które trafiają do KsiegowaAI, bo to te rachunki dostają przelew.
Ile kosztuje automatyczne sprawdzanie białej listy?
W KsiegowaAI sprawdzenie jest w cenie planu i nie jest liczone osobno. Płacisz za liczbę dokumentów w miesiącu, a w tej cenie dostajesz też odczyt faktur, kategorie kosztów, przypomnienia o terminach i paczkę CSV dla księgowej.
Przykład: firma budowlana z 70 fakturami kosztowymi w miesiącu, z czego kilkanaście od hurtowni na kwoty powyżej 15 000 zł, mieści się w planie Firma 100.
Kwoty netto. Pełne warunki w cenniku.
Firma 100
99 zł
miesięcznie w planie rocznym (1 188 zł), 199 zł w miesięcznym
100 dokumentów w miesiącu, jeden użytkownik, Biała lista przy każdej fakturze
Firma 400
149 zł
miesięcznie w planie rocznym (1 788 zł), 299 zł w miesięcznym
400 dokumentów w miesiącu, trzech użytkowników, Biała lista przy każdej fakturze
Pytania o sprawdzanie Białej listy
Biura rachunkowe, które chcą mieć ten wynik przy fakturach wszystkich klientów, znajdą plany na stronie program dla biura rachunkowego.
Co grozi za przelew na rachunek spoza białej listy?
Dwie rzeczy. Kwoty zapłaconej na rachunek spoza wykazu nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów w PIT albo CIT, a jeśli sprzedawca nie zapłaci VAT z tej faktury, odpowiadasz za ten VAT solidarnie z nim. Obie sankcje dotyczą transakcji powyżej 15 000 zł brutto.
Jak udowodnić, że sprawdziłem rachunek na białej liście?
Każde zapytanie do wykazu podatników VAT dostaje unikalny identyfikator. Wydruk ze strony podatki.gov.pl albo zapisany identyfikator z zapytania przez API pokazuje, że rachunek był w wykazie w danym dniu. KsiegowaAI zapisuje ten identyfikator przy fakturze, więc nie musisz trzymać wydruków w segregatorze.
Czy program do faktur sam sprawdza białą listę?
Część programów do wystawiania faktur sprawdza NIP kontrahenta przy tworzeniu faktury sprzedaży, ale to dotyczy Twoich klientów, a nie dostawców. Przy kosztach liczy się rachunek z faktury zakupowej w dniu przelewu. KsiegowaAI sprawdza właśnie rachunek z każdej wgranej faktury kosztowej i zapisuje wynik przy dokumencie.
Czy faktury z KSeF też trzeba sprawdzać na Białej liście?
Tak. KSeF zmienia sposób dostarczenia faktury, ale nie zasady płatności. Rachunek wpisany w fakturze ustrukturyzowanej trzeba sprawdzić tak samo jak rachunek z PDF. W pliku XML z KSeF numer rachunku jest w osobnym polu, więc odczyt jest pewniejszy niż ze skanu.
Czy sprawdzanie działa dla zagranicznych dostawców?
Nie. Wykaz obejmuje polskich podatników VAT i polskie rachunki. Przy fakturze z zagranicznym rachunkiem albo bez polskiego NIP pole Biała lista zostaje puste, a faktura trafia na listę jak każda inna, z odczytanymi kwotami i terminem.
Ile kosztuje automatyczne sprawdzanie białej listy?
W KsiegowaAI sprawdzenie jest w cenie planu i nie jest liczone osobno. Firma 100 kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1 188 zł rocznie za 100 dokumentów w miesiącu, Firma 400 kosztuje 299 zł albo 1 788 zł rocznie za 400 dokumentów i trzech użytkowników.
Powiązane strony o fakturach kosztowych
Obieg faktur kosztowych
Faktury z KSeF, maila i papieru w jednej liście z terminami i paczką dla księgowej.
Program dla firmy
Plany Firma 100 i Firma 400 dla przedsiębiorców, którzy księgowość mają w biurze.
Faktury zakupowe w KSeF
Jak pobrać faktury zakupowe z KSeF i kiedy faktura jest otrzymana.
Ceny obiegu dokumentów
Symfonia eDokumenty, SaldeoSMART i KsiegowaAI dla firmy z jedną i trzema osobami.
Następny duży przelew z wynikiem Białej listy przy fakturze
Wgraj fakturę od dostawcy i zobacz rachunek, wynik sprawdzenia i termin płatności w jednym miejscu. Konto zakładasz od ręki, plan miesięczny bez umowy na czas określony.