Program do KSeF, który czyta i porządkuje faktury wszystkich klientów biura
Od 2026 roku faktury firm krajowych przechodzą przez Krajowy System e-Faktur. Biuro rachunkowe musi co miesiąc zebrać je dla każdego klienta osobno. Pliki XML faktur pobrane z KSeF wgrywasz w KsiegowaAI, a ona od razu przygotowuje z nich dokumenty do księgowania.
Przykład ekranu
Kolejka dokumentów biura
| Firma klienta | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Firma budowlana AKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Gabinet Bskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Agencja Ce-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Firma budowlana Azdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Pracownia DKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Klient: Firma budowlana AKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Klient: Gabinet BskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Klient: Agencja Ce-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Klient: Firma budowlana AzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Klient: Pracownia DKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd wiersza paczki CSV
Wybierz przykładową fakturę albo wgraj własną i zobacz odczytane pola, kategorię i proponowany dekret.
Co KSeF zmienia w pracy biura rachunkowego
Faktury kosztowe klienta nie przychodzą już tylko mailem. Leżą w KSeF i trzeba je stamtąd pobrać, dla każdego NIP-u osobno, z właściwym uprawnieniem. Część dokumentów nadal przychodzi poza KSeF: paragony, faktury zagraniczne, faktury od podatników, których obowiązek jeszcze nie objął. Biuro prowadzi więc dwa obiegi naraz.
Jeden program do KSeF i do dokumentów spoza systemu
- Odczyt faktur kosztowych z plików XML pobranych z KSeF, wprost ze struktury faktury.
- Bez tokenu i certyfikatu KSeF: pliki pobierasz sam w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur.
- Numer KSeF przy dokumencie, gdy jest w nazwie pliku.
- Ta sama faktura z KSeF wgrana drugi raz nie wchodzi do rejestru, żeby nie zaksięgować jej dwa razy.
- Propozycja dekretu i odliczenia VAT dla każdej faktury.
- Paczka CSV z dekretem dla Optimy, Symfonii, enova365, Rewizora albo innego programu (bez natywnego pliku importu).
Program do KSeF dla biura rachunkowego
Biuro widzi wszystkich klientów na jednej liście: ile dokumentów wgrano w tym miesiącu i ile czeka na zatwierdzenie. Opis dla właściciela biura: programy księgowe dla biur rachunkowych.
Program do KSeF dla firmy
Firma wgrywa pliki XML swoich faktur kosztowych z KSeF, dostaje przypomnienia o terminach płatności i przekazuje biuru paczkę CSV. Opis dla firm: program do księgowania faktur.
Czego KsiegowaAI nie robi w KSeF
KsiegowaAI czyta faktury, które do niej wgrywasz. Nie łączy się z KSeF, nie wystawia faktur w imieniu klienta i nie wysyła niczego do KSeF. Nie prosi o token, certyfikat ani login do banku.
KSeF a program księgowy biura
KsiegowaAI nie zastępuje programu księgowego, tylko przygotowuje dla niego dokumenty w paczce CSV. Opisy dla konkretnych programów: Optima KSeF, Insert KSeF, Symfonia i enova365.
Ile kosztuje program do KSeF dla biura rachunkowego
Aplikacje KSeF dla biur liczą za liczbę klientów albo stałą kwotę za pakiet i zwykle nie pobierają opłaty za dokument. Różnią się tym, co dzieje się z fakturą po pobraniu: jedne kończą na przekazaniu pliku do programu księgowego, inne dokładają panel klienta, a KsiegowaAI odczytuje też dokumenty spoza KSeF i proponuje dekret.
Koszt KSeF wbudowanego w Optimę, Symfonię, programy InsERT i enova365 przeliczamy w sekcji KSeF w biurze rachunkowym.
| Program do KSeF | 15 klientów | 50 klientów | Skany i dekret |
|---|---|---|---|
| KT Desk | 150 zł | 500 zł | nie |
| KSeFEO Basic | 399 zł | 399 zł | nie |
| KSeFEO Gold | 699 zł | 699 zł | nadawanie kont, bez skanów |
| KsiegowaAI, plan miesięczny | 390 zł | 890 zł | tak |
| KsiegowaAI, plan roczny | 195 zł | 445 zł | tak |
Kwoty netto miesięcznie według cenników producentów. Obie aplikacje porównujemy w artykule KSeFEO czy KT Desk.
Pytania o program do KSeF
Ile kosztuje program do KSeF dla biura rachunkowego?
Aplikacje KSeF dla biur kosztują od 100 do około 700 zł netto miesięcznie. Przy 15 klientach KT Desk to 150 zł, KSeFEO Basic 399 zł, KSeFEO Gold 699 zł, a KsiegowaAI Biuro 15 390 zł albo 195 zł w planie rocznym. KSeF w samym programie księgowym kosztuje zwykle od 1 400 do 2 400 zł rocznie.
Jaki program do KSeF wybrać dla biura rachunkowego?
Jeśli biuru wystarcza pobieranie faktur i panel dla klientów, wybierz tanią aplikację KSeF, na przykład KT Desk przy małym biurze albo KSeFEO Basic przy dużym. Jeśli w biurze ktoś nadal przepisuje paragony i skany albo sam dekretuje każdą fakturę kosztową, lepszy jest program, który odczytuje dokumenty i proponuje konto.
Czy KsiegowaAI łączy się z KSeF?
Nie. KsiegowaAI czyta pliki XML faktur, które biuro pobiera w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie klienta, i wgrywa w panelu. Dzięki temu nie potrzebujemy tokenu ani certyfikatu klienta, a faktury z KSeF lądują w tej samej kolejce co skany, paragony i faktury zagraniczne.
Czy program do KSeF odczyta paragony i faktury zagraniczne?
Większość aplikacji KSeF nie, bo pracują wyłącznie na fakturach ustrukturyzowanych. Paragony, faktury od zagranicznych dostawców i rachunki od osób prywatnych do KSeF nie trafiają. KsiegowaAI odczytuje je ze zdjęcia albo PDF i proponuje dla nich dekret tak samo jak dla faktury z KSeF.