Przejdź do treści
KsiegowaAI

Automatyzacja księgowości w czterech krokach od dokumentu do paczki dla księgowej

KsiegowaAI przejmuje tę część pracy, która nie wymaga decyzji księgowej: przepisywanie pól, sprawdzanie rachunku kontrahenta i przygotowanie paczki dla programu księgowego. Decyzja o dekrecie zostaje w biurze.

Sprawdź na dokumencie

  1. Krok 1. Wgrywasz dokumenty

    Dokumenty wgrywasz w panelu. Każdy rodzaj pliku ma swoją drogę odczytu.

    • KSeF: plik XML faktury pobrany z KSeF w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie do faktur.
    • E-mail: PDF faktury przysłany mailem zapisujesz i wgrywasz jak każdy plik.
    • Telefon: zdjęcie paragonu albo faktury papierowej wgrywasz w panelu otwartym w telefonie.
    • Pliki: PDF, JPG i PNG dodawane z dysku przez księgową albo klienta.

    Nie prosimy o token KSeF, certyfikat ani login do banku. Jak pobrać plik z KSeF, opisujemy na stronie pobieranie faktur z KSeF.

  2. Krok 2. Odczyt i kategoryzacja dokumentów

    Faktura z KSeF ma dane w strukturze, więc KsiegowaAI czyta je wprost. Skan, zdjęcie i PDF przechodzą przez rozpoznawanie tekstu i model językowy, który rozumie układ polskiej faktury i paragonu.

    • Pola: sprzedawca, NIP, daty wystawienia i sprzedaży, pozycje, netto, VAT według stawek, brutto, forma i termin płatności, numer rachunku.
    • Weryfikacja: NIP i rachunek na Białej liście podatników VAT, status VAT sprzedawcy, suma pozycji, ta sama faktura z KSeF wgrana drugi raz.
    • Kategoria i dekret: konto kosztowe albo kolumna KPiR, rodzaj kosztu, odliczenie VAT 100%, 50% albo brak, miejsce powstania kosztu.

    Propozycja dekretu uczy się na zatwierdzeniach Twojego biura, osobno dla każdego klienta. Więcej o odczycie skanów na stronie skanowanie faktur.

  3. Krok 3. Księgowa zatwierdza, AI nie decyduje za nią

    Dokumenty trafiają do kolejki księgowej podzielonej na dwie grupy. Pewne dokumenty zatwierdza całą grupą jednym kliknięciem. Wątpliwe mają podświetlone pole, które trzeba sprawdzić, i krótkie wyjaśnienie, skąd wątpliwość.

    • Pole o niskiej pewności odczytu jest oznaczone i nie przechodzi dalej bez decyzji.
    • Każda zmiana księgowej zostaje zapamiętana dla tego klienta i wpływa na kolejne propozycje.
    • Dziennik zdarzeń zapisuje, kto zatwierdził dokument i kiedy.

  4. Krok 4. Paczka dla programu księgowego biura

    Dokumenty okresu składają się w paczkę CSV (średnik, UTF-8). Na jej podstawie księgowa księguje w programie, którego używa dla danego klienta, a tam, gdzie program przyjmuje import z arkusza, może ją wczytać.

    • Kolumny: typ, sprzedawca, NIP, data, netto, stawka, brutto, kategoria, dekret, odliczenie VAT.
    • Numer faktury, numer KSeF, termin płatności i wynik Białej listy przy każdym dokumencie.
    • Gotowego pliku importu w formacie Optimy, Symfonii, enova365 ani Rewizora nie składamy.

    Programy księgowe opisujemy na stronie oprogramowanie dla biura rachunkowego.

Terminy i brakujące dokumenty bez wysyłania maili ręcznie

KsiegowaAI zna terminy płatności faktur i terminy podatkowe firm klientów. Firma dostaje mailem przypomnienie o płatności, a biuro może jednym przyciskiem wysłać klientowi prośbę o brakujące dokumenty przed zamknięciem miesiąca. Opis próśb i statusów jest na stronie elektroniczny obieg dokumentów księgowych.

Czego automatyzacja księgowości nie robi

KsiegowaAI nie składa deklaracji, nie podpisuje JPK i nie wystawia faktur w imieniu klientów. Odpowiedzialność za księgi i rozliczenia zostaje u biura. Narzędzie odbiera biuru przepisywanie, a nie decyzje.

Sprawdź cztery kroki na własnym dokumencie

Demo na stronie głównej odczytuje jeden dokument i pokazuje proponowany dekret oraz wiersz paczki CSV.

Sprawdź na dokumencie