Biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość dla JDG

Wybór nie sprowadza się do pytania, kto zrobi to lepiej. Chodzi o to, ile zapłacisz pieniędzmi, a ile czasem, i czy brak człowieka przy stole kiedykolwiek Cię zaboli. Poniżej trzy drogi dla jednoosobowej firmy, z kwotami i z miejscami, w których każda przegrywa.

Biuro, samodzielnie i księgowość online obok siebie

Ceny KsiegowaAI są netto, doliczamy 23% VAT. Szczegóły planu są w cenniku księgowości bez księgowej.

Ile naprawdę kosztuje samodzielne prowadzenie księgowości

Program do faktur bywa tani albo darmowy w podstawowej wersji, ale kosztem jest czas. Przy 40 fakturach w miesiącu przepisanie kosztów do KPiR, sprawdzenie VAT, przygotowanie JPK_V7M i policzenie zaliczki zajmuje realnie kilka godzin. Pomnóż je przez własną stawkę godzinową. Jeśli godzina Twojej pracy jest warta 100 zł, trzy godziny miesięcznie to 300 zł, więcej niż biuro i więcej niż abonament online.

Odwrotnie bywa przy małej skali. Konsultant z pięcioma fakturami sprzedaży i kilkoma kosztami skończy w godzinę, więc płacenie komukolwiek za księgowość jest dla niego zbędne. Nie sprzedajemy tu niczego na siłę: do kilku faktur miesięcznie wystarczy zwykły program.

Ryzyko błędu i kto za niego odpowiada

Za deklaracje odpowiadasz zawsze Ty, także gdy rozlicza je biuro. Różnica jest w tym, kto pilnuje terminów i kto zauważy, że faktura kosztowa nie weszła do VAT. Przy samodzielnej księgowości zauważasz to sam albo wcale. Najczęstsze potknięcia to faktura przysłana po terminie bez korekty, zdublowany dokument i płatność na rachunek spoza Białej listy.

Księgowość online ogranicza te trzy: liczy fakturę z maila i z KSeF jako jedną, robi korektę, gdy dokument przyjdzie później, i sprawdza rachunek dostawcy przed przelewem. Rejestry VAT, zaliczka PIT i składki ZUS liczą się na bieżąco, więc kwoty znasz przed terminem, nie po nim. Szczegóły dla ryczałtowca opisaliśmy na stronie księgowość online dla JDG na ryczałcie, a dla liniowca na stronie księgowość online dla JDG na podatku liniowym.

Przy rosnącej liczbie kontrahentów warto też sprawdzać nowych w rejestrach. Dane firm z CEIDG i KRS znajdziesz w serwisie z aktualnymi zmianami spółek i wspólników, zanim wystawisz pierwszą dużą fakturę.

Jak policzyć własny rachunek w pięć minut

Weź ostatni miesiąc i policz trzy liczby: ile dokumentów miałeś, ile godzin zajęło Ci ich zebranie, wpisanie i rozliczenie oraz ile wynosi godzina Twojej pracy przy klientach. Pomnóż godziny przez stawkę i dodaj opłatę za program. To jest realny koszt samodzielnej księgowości. Zestaw go z około 200 zł netto za biuro i z 99 zł netto za plan roczny księgowości online.

Dla przykładu: 60 dokumentów w miesiącu, cztery godziny pracy i stawka 80 zł za godzinę dają 320 zł. To więcej niż biuro, a Ty dalej odpowiadasz za terminy. Przy 10 dokumentach i godzinie pracy wychodzi 80 zł, więc samodzielne rozliczenie wygrywa. Liczby w przykładzie są ilustracją rachunku, nie średnią rynkową, więc wstaw własne.

Co zmienia KSeF w tym wyborze

Faktury kosztowe od kontrahentów przychodzą dziś w KSeF jako pliki XML, a nie jako PDF na maila. Samodzielnie musisz je pobrać z systemu, rozpoznać, czy to koszt, czy sprzedaż, i wpisać do ewidencji. Biuro robi to za Ciebie, ale wymaga uprawnień i zwykle liczy dopłatę za większą liczbę dokumentów. Księgowość online czyta pliki XML bezpośrednio i księguje je razem z fakturami ze skrzynki i zdjęciami paragonów, więc nie ma osobnego kroku pobierania.

Dla firmy, która wystawia i kupuje kilkadziesiąt faktur miesięcznie, to właśnie ten krok bywa największą oszczędnością czasu. Dla firmy z kilkoma fakturami nie ma znaczenia, bo zajmuje kilka minut.

Najczęstsze pomyłki przy wyborze

Pierwsza to porównywanie samego abonamentu, bez czasu własnego. Druga to założenie, że biuro zdejmuje odpowiedzialność, a przecież za deklarację podpisuje się podatnik. Trzecia to wybór po cenie bez sprawdzenia, co jest w zakresie: korekty deklaracji, dodatkowe pliki JPK i rozmowa z urzędem bywają dopłatą. Zapytaj o to przed podpisaniem umowy, niezależnie od tego, którą drogę wybierzesz.

Kiedy które rozwiązanie wybrać

• Do kilku faktur miesięcznie: samodzielnie w zwykłym programie do faktur.
• Od kilkudziesięciu dokumentów, KSeF, brak czasu na przepisywanie: księgowość online, bo abonament jest niższy niż koszt biura i Twojego czasu.
• Leasing, środki trwałe, zagranica, kontrola, przekształcenie w spółkę: biuro rachunkowe albo doradca podatkowy, przynajmniej na te sprawy.

Możesz też zacząć od testu. Wgraj w demo na górze strony fakturę albo zdjęcie paragonu i zobacz odczytane pola oraz proponowane księgowanie. Jeśli przechodzisz z biura, rozpisaliśmy kroki we wpisie zmiana biura rachunkowego na księgowość online, a pełny rachunek jest w tekście ile kosztuje księgowa dla JDG.

Pytania o samodzielną księgowość JDG

Czy JDG może prowadzić księgowość samodzielnie?

Tak. W jednoosobowej działalności prawo nie wymaga biura ani księgowej. Samodzielnie prowadzisz KPiR albo ewidencję ryczałtu, rejestry VAT, JPK_V7M, zaliczki PIT i składki ZUS. Odpowiadasz za terminy i poprawność, więc potrzebujesz czasu i znajomości przepisów albo programu, który liczy za Ciebie.

Ile kosztuje biuro rachunkowe dla JDG?

Biura rozliczają jednoosobowe firmy zwykle od około 200 zł netto miesięcznie, a przy KPiR i dużej liczbie faktur kosztowych więcej. Cena rośnie z liczbą dokumentów i dopłatami za korekty. W KsiegowaAI plan Działalność kosztuje 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej albo 199 zł netto miesięcznie.

Co jest tańsze, biuro rachunkowe czy samodzielna księgowość?

Przy kilku fakturach miesięcznie najtańsze jest samodzielne rozliczenie w zwykłym programie do faktur. Przy kilkudziesięciu dokumentach koszt czasu przewyższa abonament, a księgowość online wychodzi taniej niż biuro. Policz własną stawkę godzinową razy godziny spędzone nad dokumentami.

Kiedy JDG powinno wybrać biuro rachunkowe?

Gdy potrzebujesz doradztwa w nietypowych sprawach: rozliczenia z zagranicą, leasing i środki trwałe ze zmianami, przekształcenie w spółkę albo kontrola skarbowa. Biuro reprezentuje Cię przed urzędem, a program tego nie robi.

Czy księgowość online to samodzielna księgowość?

Częściowo. Rozliczasz się sam, ale program zbiera faktury, księguje je i liczy VAT, zaliczkę oraz ZUS. W KsiegowaAI JPK wychodzi z panelu po Twoim upoważnieniu, a deklarację możesz zatwierdzać przed wysłaniem.