Zmiana biura rachunkowego kojarzy się z kłopotem: kto przejmie księgi, co z deklaracjami i czy nie wypadniemy z terminu. W jednoosobowej firmie albo małej spółce to w praktyce jedno popołudnie i kilka dokumentów. Poniżej rozpisujemy kolejność, tak żeby dwa miesiące nie rozliczyły się podwójnie ani nie zostały bez opieki.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe
Najlepszy moment to początek miesiąca, po złożeniu deklaracji za poprzedni. Biuro zamyka wtedy swój okres, a Ty zaczynasz od czystej karty z nowym wykonawcą. Zmiana w trakcie roku jest możliwa, bo księgi i ewidencje prowadzi się narastająco, a nowy wykonawca przejmuje stan na dzień przekazania. Najpierw przeczytaj umowę: zwykle zawiera okres wypowiedzenia, najczęściej miesiąc, i warunki wydania dokumentów. Jeśli biuro wystawia fakturę za dodatkowy miesiąc, policz to z kosztem, który zaoszczędzisz po przejściu.
Dobrym sygnałem do zmiany bywa trzecie spóźnione pytanie o brakującą fakturę, rachunek rosnący wraz z liczbą dokumentów albo kwoty VAT, które poznajesz dopiero kilka dni przed terminem. Jeśli zastanawiasz się, czy w ogóle płacić biuru, porównaliśmy biuro rachunkowe i samodzielną księgowość dla JDG. Ceny za jednoosobową firmę zestawiliśmy we wpisie ile kosztuje księgowa dla JDG.
Co odebrać od dotychczasowego biura
Poproś o komplet na piśmie, najlepiej mailem, żeby była data. To zwykle:
- księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów ryczałtu za bieżący rok,
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów oraz pliki JPK_V7M za miesiące bieżącego roku,
- kopie złożonych deklaracji z urzędowymi poświadczeniami odbioru,
- zestawienie składek ZUS i zaliczek na PIT, które były wpłacone,
- ewidencja środków trwałych i wyposażenia, jeśli ją prowadzisz,
- zestawienie niezapłaconych faktur sprzedaży i zakupu.
Oryginały dokumentów firmy, czyli faktury, umowy i wyciągi, należą do Ciebie. Biuro ma obowiązek je zwrócić. Zeskanuj to, czego nie masz w skrzynce, bo nowy system lepiej działa z kompletem wprowadzonych kwot początkowych.
Przejście krok po kroku
- Wypowiedz umowę zgodnie z jej zapisami i poproś o wydanie dokumentów na wskazany dzień.
- Odwołaj pełnomocnictwo biura do składania deklaracji. Przy księgowości online deklaracje składasz własnym upoważnieniem, więc nowe pełnomocnictwo dla człowieka nie jest potrzebne.
- Załóż konto w KsiegowaAI, uzupełnij profil firmy i wybierz formę opodatkowania. Odebrane księgi zostają przy Tobie jako punkt odniesienia dla pierwszych deklaracji.
- Podłącz skrzynkę, na którą przychodzą faktury, i przekaż kontrahentom adres teczki. Faktury z KSeF i zdjęcia paragonów wpadają do tego samego miejsca.
- Zrób pierwszy pełny miesiąc równolegle z biurem, jeśli masz ochotę sprawdzić wynik. Porównujesz kwoty VAT i zaliczkę, a deklarację przed wysłaniem akceptujesz sam.
Szybko sprawdzisz, jak system czyta Twoje dokumenty: wgraj fakturę w demo na górze strony i zobacz odczytane pola oraz proponowane księgowanie. Opis całego miesiąca pracy jest na stronie jak działa KsiegowaAI, a prowadzisz ryczałt, zajrzyj do księgowości online dla JDG na ryczałcie.
Przy przeniesieniu firmy warto uporządkować też dane kontrahentów w nowych fakturach. Dane spółki, NIP i status możesz sprawdzić w bazie przedsiębiorstw zanim wprowadzisz je do ewidencji.
Ile kosztuje przejście i co się zmienia w rozliczeniu
Przejście nie ma opłaty wstępnej. Płacisz abonament od dnia, w którym zakładasz konto: 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, czyli 1 188 zł za rok. Do tego dolicza się 23% VAT. W planie Działalność jest 100 dokumentów w miesiącu i jeden użytkownik, a spółka z kilkuset dokumentami wybiera plan Spółka.
| Co | Dotychczasowe biuro | Księgowość online w KsiegowaAI |
|---|---|---|
| Przekazywanie faktur | mail, papier albo osobny portal co miesiąc | skrzynka, teczka, KSeF i zdjęcia paragonów, na bieżąco |
| Kwota VAT i zaliczki | po rozliczeniu miesiąca | widoczna w panelu w trakcie miesiąca |
| Składanie JPK_V7M | księgowa na pełnomocnictwie | z panelu, z UPO zapisanym w koncie |
| Doradztwo i kontrola | w ofercie biura | poza zakresem |
Kto płaci mniej, zależy od liczby dokumentów. Biura rozliczają jednoosobowe firmy zwykle od około 200 zł netto miesięcznie, więc przy kilkudziesięciu fakturach różnica to kilkaset złotych rocznie. Przy kilku fakturach w miesiącu tańsze bywa samodzielne rozliczenie w zwykłym programie, o czym mówimy wprost.
Najczęstsze błędy przy zmianie biura
Pierwszy to wypowiedzenie umowy bez ustalenia, kto złoży deklarację za ostatni miesiąc. Zapisz w mailu, że biuro składa deklaracje za okres do dnia przekazania, a od następnego miesiąca robisz to sam. Drugi to brak zestawienia przychodów i zaliczek od początku roku: bez niego nie sprawdzisz, czy pierwsza zaliczka w nowym systemie zgadza się z tym, co biuro już rozliczyło. Trzeci to zostawienie starego adresu do faktur u kontrahentów, przez co dokumenty dalej trafiają do biura. Poinformuj kluczowych dostawców o nowym adresie teczki. Czwarty to rezygnacja z kopii, bo po odebraniu księgi nikt już nie zajrzy do archiwum biura. Zrób kopię w dwóch miejscach.
Jeśli masz pracownika albo zleceniobiorcę, kadry i płace zostaw u dotychczasowego wykonawcy do czasu, aż ustalisz osobne rozwiązanie. KsiegowaAI prowadzi księgowość, VAT, PIT i ZUS właściciela firmy, ale nie zastępuje usługi kadrowej.
Dla kogo zmiana ma sens
Najwięcej zyskują firmy, które mają kilkadziesiąt dokumentów w miesiącu i wystawiają faktury w KSeF: zamiast wysyłać je biuru, od razu trafiają do ewidencji. Chodzi o programistów i konsultantów na ryczałcie, sklepy internetowe, małe usługi z VAT i spółki z kilkuset dokumentami. Mniej sensu ma to dla firmy z kilkoma fakturami albo takiej, która korzysta z biura głównie dla doradztwa podatkowego. Wtedy biuro zostaje, a KsiegowaAI można dołożyć do codziennych faktur dopiero wtedy, gdy rachunek się nie zgadza.
Zanim wypowiesz umowę, przetestuj system na własnych dokumentach: demo na górze strony czyta fakturę lub zdjęcie paragonu i pokazuje, jak zostałaby zaksięgowana. Dopiero wtedy decyzja opiera się na tym, co faktycznie wychodzi z Twoich plików.
Czego księgowość online nie zastąpi
Uczciwie: system nie jest doradcą podatkowym. Jeśli masz rozliczenia z zagranicą, planujesz przekształcenie w spółkę albo toczy się kontrola, potrzebujesz człowieka, który Cię reprezentuje, i tego biuro dalej dotrzyma. Do codziennego księgowania faktur, VAT, PIT i ZUS wystarczy narzędzie, które robi je na bieżąco. Gdy firma urośnie do spółki, sprawdź księgowość spółki z o.o. bez biura. Pełny cennik jest w cenniku.
Pytania o zmianę biura rachunkowego
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Najwygodniej na początku miesiąca albo kwartału, po złożeniu deklaracji za poprzedni okres. Zmiana w trakcie roku jest możliwa, bo księgi prowadzi się na bieżąco, a nowy wykonawca przejmuje stan na dzień przekazania. Sprawdź tylko okres wypowiedzenia w umowie z dotychczasowym biurem.
Jakie dokumenty przekazuje biuro przy zmianie?
Księgę przychodów i rozchodów albo ewidencję ryczałtu za bieżący rok, rejestry VAT, kopie złożonych deklaracji z UPO, listę środków trwałych oraz zestawienie sald rozrachunków. Poproś też o pliki JPK_V7M za miesiące bieżącego roku, żeby nowy system miał punkt odniesienia.
Czy przy zmianie trzeba zawiadamiać urząd skarbowy?
Jeśli dotychczasowe biuro miało pełnomocnictwo do składania deklaracji, odwołujesz je i udzielasz nowego, a w KsiegowaAI deklaracje składasz własnym upoważnieniem. Zgłoszenie zmiany w CEIDG nie jest potrzebne, chyba że zmieniają się Twoje dane. Szczegóły sprawdź w urzędzie albo u doradcy podatkowego.
Ile kosztuje przejście na księgowość online?
W KsiegowaAI plan Działalność to 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej (1 188 zł za rok) albo 199 zł netto miesięcznie. Doliczamy 23% VAT. Przejęcia księgi z biura nie wyceniamy osobno, bo bieżące faktury księgują się same od dnia startu.
Sprawdź księgowanie na swojej fakturze
Wgraj w demo powyżej fakturę albo zdjęcie paragonu i zobacz odczytane pola oraz kategorię kosztu. Plan Działalność kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 1 188 zł rocznie.