KSeF dla podatników z siedzibą w Polsce
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje podatników, którzy mają siedzibę działalności gospodarczej albo stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, uczestniczące w transakcji. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT, o ile wystawiają faktury. Termin zależy od wartości sprzedaży i jest opisany w artykule KSeF od kiedy.
Odbiór faktur przez KSeF obejmuje wszystkich nabywców
Każda firma, która kupuje od polskiego podatnika wystawiającego faktury w KSeF, otrzymuje je przez system. Nie ma tu znaczenia, czy sama już wystawia faktury w KSeF. Dlatego biuro potrzebuje dostępu do KSeF także tych klientów, którzy z własnym obowiązkiem mają czas do 2027 roku.
Faktury dla konsumentów
Faktury dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą być wystawiane w KSeF, ale konsument nie ma obowiązku odbierać ich przez system. Sprzedawca przekazuje mu fakturę w sposób uzgodniony, na przykład jako wydruk albo plik z kodem QR, który pozwala sprawdzić ją w KSeF.
Wyłączenia z obowiązku KSeF
- Podmioty zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie wystawiają faktur w KSeF.
- Faktury w procedurach OSS i IOSS są wystawiane poza KSeF.
- Bilety jednorazowe, które pełnią funkcję faktury, zostają poza systemem.
- Część dokumentów, na przykład faktury z kas rejestrujących i faktury najmniejszych podatników, może być wystawiana poza KSeF do końca 2026 roku.
Szczegóły zakupów od zagranicznych dostawców opisujemy w artykule KSeF faktury zagraniczne.
Podatnicy zwolnieni z VAT
Podatnik zwolniony podmiotowo z VAT, który wystawia faktury, także podlega obowiązkowi KSeF, według tych samych terminów co inni. Mała firma z branży usługowej, która wystawia kilka faktur w miesiącu, może skorzystać z terminu 1 stycznia 2027 roku, jeśli jej sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.
Jak podzielić klientów biura według KSeF
Biuro, które zna grupy swoich klientów, łatwiej ustawi pracę w 2026 roku. Warto rozpisać klientów na kilka grup:
- duzi podatnicy z pierwszym terminem, od 1 lutego 2026,
- pozostali czynni i zwolnieni podatnicy VAT, od 1 kwietnia 2026,
- najmniejsi podatnicy z terminem 1 stycznia 2027,
- klienci z dużą liczbą zakupów zagranicznych i paragonów, u których KSeF obejmie tylko część dokumentów.
Dla każdej grupy biuro ustala, od kiedy pobiera faktury sprzedażowe z KSeF, a od kiedy wystarczy pobieranie kosztowych.
Dostęp biura do KSeF klienta
Biuro nie pobierze faktur klienta bez jego zgody. Klient nadaje biuru uprawnienie do przeglądania faktur w KSeF albo generuje token z takim zakresem i przekazuje go biuru. Uprawnienie do wystawiania faktur nie jest do tego potrzebne. Opis tego, jak działa pobieranie dla wielu klientów naraz, jest na stronie pobieranie faktur z KSeF.
Jedna kolejka dla faktur z KSeF i spoza KSeF
KsiegowaAI czyta faktury z KSeF wgrane jako pliki XML klientów, którzy dali biuru dostęp, i łączy je z dokumentami spoza systemu w jednej kolejce do zatwierdzenia. Biuro nie musi pamiętać, który klient jest w której grupie.