KSeF faktury zagraniczne w sprzedaży za granicę i zakupach od zagranicznych dostawców

Sprzedaż za granicę z fakturą w KSeF

Polski podatnik, który sprzedaje kontrahentowi z zagranicy, wystawia fakturę w KSeF, tak jak przy sprzedaży krajowej. Zagraniczny nabywca nie odbiera jej jednak przez system, bo nie ma w nim konta. Sprzedawca przekazuje mu fakturę w sposób uzgodniony, zwykle jako plik albo wydruk wizualizacji z kodem QR, który pozwala sprawdzić fakturę w KSeF.

• Dotyczy to dostaw wewnątrzwspólnotowych, eksportu towarów i usług dla kontrahentów zagranicznych.
• Faktura ma numer KSeF, który trafia do ewidencji sprzedaży klienta.
• Wizualizacja z kodem QR jest dla nabywcy dowodem, że faktura istnieje w systemie.

Zakupy od zagranicznych dostawców z fakturą poza KSeF

Podmiot zagraniczny bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie wystawia faktur w KSeF. Faktura za usługę z Niemiec, subskrypcję oprogramowania z Irlandii czy towar z Czech przyjdzie więc do klienta tak jak dotąd: mailem, w panelu dostawcy albo na papierze.

• Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i import usług rozlicza się na podstawie faktury od dostawcy, która nie przechodzi przez KSeF.
• Biuro nadal musi zebrać te dokumenty od klienta i odczytać je ręcznie albo narzędziem.
• Dokument jest w walucie obcej, więc potrzebny jest kurs przeliczeniowy według przepisów.

Procedury OSS i IOSS

Faktury wystawiane w procedurach szczególnych OSS i IOSS są wyłączone z obowiązku KSeF. Klient, który sprzedaje konsumentom w innych krajach Unii i rozlicza się w OSS, nadal dokumentuje taką sprzedaż poza systemem.

Stałe miejsce prowadzenia działalności

Zagraniczna firma, która ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczące w transakcji, podlega obowiązkowi KSeF przy tej sprzedaży. Biuro obsługujące takiego klienta powinno ustalić, które transakcje przechodzą przez KSeF, a które nie.

Co to oznacza dla obiegu dokumentów w biurze

Biuro, które liczyło, że KSeF zbierze wszystkie faktury klienta w jednym miejscu, musi prowadzić dwa strumienie:

• faktury krajowe pobierane z KSeF,
• faktury zagraniczne, paragony i dokumenty wyłączone, przesyłane przez klienta.

Najwięcej pracy generuje drugi strumień: każdy dokument jest w innym układzie, w innym języku i w innej walucie. Więcej o porządkowaniu obiegu w artykule obieg dokumentów księgowych.

Faktury zagraniczne a duplikaty i kursy walut

Przy fakturach zagranicznych częste są duplikaty: ta sama faktura przychodzi mailem, z panelu dostawcy i jako wyciąg z karty. Dobrze jest ustalić z klientem jedną drogę przekazywania takich dokumentów i sprawdzać, czy kwota w walucie nie powtarza się w tym samym okresie.