Elektroniczny obieg dokumentów księgowych między biurem a klientami
Dokumenty klientów przychodzą do biura mailem, w komunikatorach, na papierze i z KSeF. W KsiegowaAI wszystkie te dokumenty wgrywasz do jednej teczki firmy klienta i widzisz, czego jeszcze brakuje przed zamknięciem miesiąca.
Teczka dokumentów dla każdej firmy klienta
- Faktury i paragony od klienta, także te przysłane mailem, wgrywasz jako PDF, skan albo zdjęcie.
- Zdjęcia z telefonu wysyłane prosto do teczki.
- Pliki dodawane z dysku przez klienta albo księgową.
- Faktury z KSeF wgrywane jako pliki XML, prosto ze struktury faktury.
Klient biura widzi tylko swoje dokumenty i ich status.
Statusy dokumentów widoczne dla biura i klienta
| Status | Co znaczy |
|---|---|
| Przyjęty | dokument dotarł do teczki klienta |
| Odczytany | pola odczytane, propozycja dekretu gotowa |
| Do sprawdzenia | pole o niskiej pewności czeka na księgową |
| Zatwierdzony | księgowa zatwierdziła dekret |
| Wyeksportowany | dokument jest w paczce CSV dla programu księgowego |
Prośby o brakujące dokumenty
Przed zamknięciem miesiąca biuro wysyła klientowi prośbę o brakujące dokumenty jednym przyciskiem. Wiadomość wymienia, czego brakuje, na przykład faktury za najem albo wyciągu z konta, i podaje adres teczki. Klient odpowiada, przesyłając pliki, a status prośby zmienia się sam.
Terminy w obiegu dokumentów
KsiegowaAI zna terminy płatności faktur klienta i terminy podatkowe: VAT, ZUS, zaliczki PIT i CIT. Firma dostaje przypomnienie o płatności, a biuro widzi, u których klientów brakuje dokumentów na kilka dni przed terminem.
Jak ułożyć obieg dokumentów w biurze
O tym, jak ustawić zasady przekazywania dokumentów, terminy dla klientów i odpowiedzialność za braki, piszemy w artykule obieg dokumentów księgowych.