Obieg dokumentów księgowych w biurze rachunkowym od zasad i terminów po braki

Czym jest obieg dokumentów księgowych

Obieg dokumentów księgowych to droga, którą dokument przechodzi od powstania u klienta do zaksięgowania w biurze: przekazanie, przyjęcie, sprawdzenie, dekretacja, zatwierdzenie, księgowanie i archiwizacja. W firmie z własnym działem księgowości obieg opisuje instrukcja wewnętrzna. W biurze rachunkowym obieg jest wspólny dla biura i każdego klienta, więc zasady muszą być proste i zapisane w umowie.

Jedna droga przekazywania dokumentów dla każdego klienta

Najwięcej pracy generują dokumenty rozproszone: część mailem do księgowej, część w komunikatorze, część na papierze w kopercie. Pierwsza zasada dobrego obiegu brzmi: jeden klient, jedna droga.

• Faktury krajowe: pobierane przez biuro z KSeF klienta.
• Faktury zagraniczne i PDF-y: na jeden adres e-mail przypisany do klienta.
• Paragony i dokumenty papierowe: zdjęcie telefonem do tej samej teczki.
• Wyciągi bankowe: plik z banku raz w miesiącu.

Terminy przekazywania dokumentów

Umowa z klientem powinna wskazywać dzień, do którego klient przekazuje komplet dokumentów za miesiąc. Najczęściej jest to kilka dni roboczych po końcu miesiąca, tak żeby biuro zdążyło z VAT do 25. dnia i ze składkami oraz zaliczkami do 20. dnia. Dokumenty z KSeF biuro pobiera samo, więc termin dotyczy tylko tego, czego w systemie nie ma.

Statusy dokumentów

Obieg działa, gdy obie strony widzą, na jakim etapie jest dokument. Wystarczy kilka statusów:

• przyjęty,
• odczytany i zadekretowany wstępnie,
• do wyjaśnienia z klientem,
• zatwierdzony przez księgową,
• zaksięgowany w programie.

Klient, który widzi, że jego faktura ma status do wyjaśnienia, odpowiada szybciej niż na kolejny mail z pytaniem.

Prośby o brakujące dokumenty

Braki wychodzą najczęściej przy uzgadnianiu wyciągu bankowego: jest płatność, nie ma faktury. Prośba do klienta powinna wymieniać konkretne pozycje (kontrahent, kwota, data płatności) i wskazywać, gdzie przesłać dokument. Ogólne „proszę o dokumenty za wrzesień" zwykle kończy się kolejną rundą maili.

Obieg dokumentów a KSeF

KSeF zmienia obieg w dwóch miejscach. Po pierwsze, faktury krajowe biuro pobiera samo, więc klient nie musi ich przekazywać. Po drugie, pojawia się ryzyko duplikatów: klient z przyzwyczajenia nadal przesyła PDF faktury, która jest już w systemie. Obieg powinien jasno mówić klientowi, czego już nie musi przesyłać. Więcej w artykule KSeF od kiedy.

Kontrola jakości w obiegu

Każdy dokument powinien przejść dwie kontrole: formalną (czy to faktura dla tej firmy, czy kwoty się sumują, czy sprzedawca jest na Białej liście) i merytoryczną (czy to koszt, jakie odliczenie VAT, które konto). Pierwszą można w dużej części zautomatyzować. Drugą zawsze zatwierdza księgowa.

Archiwizacja

Dokumenty trzeba przechowywać przez okres wymagany przepisami podatkowymi. Faktury z KSeF są przechowywane w systemie przez okres wskazany w przepisach, ale biuro i tak potrzebuje kopii powiązanej z zapisem w księgach, razem z dokumentami spoza systemu.