Zamiast koperty i maili z załącznikami
Portal klienta biura rachunkowego i panel klienta z odczytem dokumentów i KSeF
Klient dostaje od biura maila z prośbą o dokumenty, loguje się kodem bez hasła i wgrywa zdjęcia paragonów, PDF z maila i pliki XML z KSeF. Biuro nie przepisuje ich ręcznie: każdy dokument jest od razu odczytany, sprawdzony na Białej liście i ma propozycję konta albo kolumny KPiR.
Portal w cenie planu. Biuro 15 od 195 zł netto miesięcznie w planie rocznym, klienci w portalu nie zajmują miejsc użytkowników.
Portal klienta
Piekarnia, KPiR
Prośba biura z 31 października
Brakuje faktury za mąkę z hurtowni i paragonów za paliwo z drugiej połowy miesiąca.
- Zdjęcie paragonu, stacja paliwodczytany
- Faktura z KSeF, plik XMLodczytany
- PDF z maila, hurtowniaBiała lista sprawdzona
Przeciągnij plik albo zrób zdjęcie telefonem
Przykład ekranu
Faktury Twojej firmy
| Skąd przyszła | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Plik z KSeFKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Skan z drukarkiskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Skrzynka pocztowae-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Zdjęcie z telefonuzdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Plik z KSeFKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Plik z KSeFKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Skan z drukarkiskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Skrzynka pocztowae-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Zdjęcie z telefonuzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Plik z KSeFKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd zapisu w rejestrze
Tak wygląda dokument, który klient wgrał w portalu, po stronie biura: odczytane pola, propozycja dekretu i wiersz paczki CSV.
Koperta raz w miesiącu oznacza, że biuro poznaje koszty klienta dopiero tuż przed terminem JPK.
Po co biuru portal klienta
Portal klienta biura rachunkowego to miejsce, w którym klient sam wgrywa dokumenty swojej firmy, a biuro ma je w jednym rejestrze zamiast w poczcie, na WhatsAppie i w kopercie. Najwięcej daje wtedy, gdy dokument po wgraniu nie czeka na przepisanie, tylko od razu ma odczytane pola i propozycję dekretu.
Od 2026 roku krajowe faktury przychodzą przez KSeF, więc można by pomyśleć, że portal przestaje być potrzebny. W praktyce zostaje cała reszta: paragony z NIP do 450 zł brutto, które do końca 2026 roku są fakturami uproszczonymi poza KSeF, faktury zagraniczne za reklamy i oprogramowanie, rachunki od osób prywatnych, umowy najmu. U klientów z budowlanki czy transportu to dalej kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, i właśnie po nie biuro dzwoni na koniec miesiąca.
0 zł
opłaty za stronę wgraną przez klienta
0
haseł do zapamiętania, logowanie kodem
1
firma widoczna dla jednego klienta
Jak działa portal klienta w KsiegowaAI
Cztery kroki od dodania firmy do paczki dla programu księgowego. Klient wykonuje tylko jeden z nich.
-
1
Biuro dodaje firmę
Nazwa, NIP, forma rozliczeń i adres e-mail osoby, która u klienta zbiera dokumenty. Ten adres staje się loginem do portalu.
-
2
Prośba o dokumenty
Jeden przycisk przy firmie i krótka wiadomość, czego brakuje. Klient dostaje maila z linkiem, a na maila może odpowiedzieć wprost do biura.
-
3
Klient wgrywa pliki
Loguje się kodem z maila, widzi prośbę biura i wgrywa zdjęcia, PDF albo pliki XML z KSeF. Na liście widzi, co już przekazał.
-
4
Biuro zatwierdza dekret
Dokument jest odczytany i ma propozycję konta albo kolumny KPiR. Księgowa zatwierdza albo poprawia, a okres wychodzi paczką CSV.
Klient widzi
- prośbę biura z datą i treścią, czego brakuje
- miejsce na pliki: zdjęcie z telefonu, PDF, XML z KSeF
- listę dokumentów swojej firmy, i tylko swojej
Biuro widzi
- odczytane pola: NIP, daty, pozycje, VAT według stawek, termin i rachunek
- wynik sprawdzenia rachunku sprzedawcy na Białej liście
- propozycję dekretu z uzasadnieniem, która uczy się na poprawkach dla tego klienta
- dziennik: kto wysłał prośbę, kto wgrał plik i kiedy
Portal dokumentów dla biur rachunkowych w pięciu wersjach
Większość programów księgowych ma dziś własny panel klienta. Różnią się tym, za co płaci biuro i co dzieje się z dokumentem po wgraniu. Ceny netto z cenników producentów, sprawdzone w październiku 2026.
| Portal | Za co płaci biuro | Co dzieje się z dokumentem | Z jakim programem |
|---|---|---|---|
| Comarch, Internetowa Wymiana Dokumentów | w pakiecie podstawowym bez opłat, OCR osobno w Comarch OCR&KSeF od 130 zł miesięcznie za 250 stron | trafia do Optimy, odczyt tylko z pakietem OCR | Comarch ERP Optima |
| Symfonia eBiuro, panel klienta | panel bez opłat dla klienta, eBiuro dla biur od 409 zł rocznie plus 1 zł miesięcznie za każdy kolejny NIP, OCR 300 stron rocznie w pakiecie Standard | klient widzi rozliczenia i status dokumentów, odczyt w puli stron | Symfonia eBiuro |
| InsERT, Portal Dokumentów | 1 InsPunkt za każdą stronę od klienta, paczki od 50 zł za 100 do 1 100 zł za 10 000 punktów | odczyt numeru, daty, kontrahenta i kwot VAT, konto wybiera księgowa | Rewizor i Rachmistrz |
| SaldeoSMART dla biur | od 289 zł miesięcznie, OCR w kredytach, 1 kredyt to 1 strona | odczyt i obieg dokumentów, eksport do wielu programów | wiele programów |
| KsiegowaAI | Biuro 15 za 390 zł miesięcznie albo 2 340 zł rocznie, portal i 3 000 dokumentów w cenie, bez opłaty za stronę | odczyt, Biała lista i propozycja konta albo kolumny KPiR z uzasadnieniem | Optima, Symfonia, enova365, Rewizor, Rachmistrz (paczka CSV) |
Piszemy to wprost: jeśli wszyscy klienci są w Optimie i przynoszą kilka skanów miesięcznie, Internetowa Wymiana Dokumentów w pakiecie Comarch wystarczy i nic nie kosztuje. Podobnie biuro w całości na Symfonii eBiuro ma panel klienta w cenie programu. KsiegowaAI ma przewagę, gdy klienci są w różnych programach, gdy skanów i paragonów jest dużo, bo nie płacisz za stronę, i gdy chcesz, żeby dokument od klienta przychodził z gotową propozycją dekretu. Szczegóły porównań są na stronach Insert Portal Biura cennik i alternatywa oraz Saldeo cennik i alternatywa dla biura.
Jak przenieść klientów z maila do portalu
Portal działa tylko wtedy, gdy klienci z niego korzystają. Najczęstszy powód porażki to hasło: klient raz w miesiącu loguje się, nie pamięta hasła i wysyła zdjęcia mailem jak wcześniej. Dlatego w KsiegowaAI nie ma haseł. Klient wpisuje swój adres, a kod przychodzi w mailu.
Zacznij od trzech klientów, którzy wysyłają najwięcej paragonów. Na koniec miesiąca wyślij im prośbę z portalu zamiast telefonu, z listą brakujących dokumentów. Prośbę do jednej firmy wysyłasz raz na dobę, więc nikt nie dostaje kilku maili tego samego dnia. Gdy ci klienci przejdą, dodaj resztę. Każdy klient może nadal napisać do biura, bo odpowiedź na maila z prośbą trafia wprost do księgowej.
Jak dokumenty od klientów trafiają dalej do programu księgowego, pokazujemy na stronie skanowanie faktur do programu księgowego, a co dzieje się ze zdjęciami paragonów, przy skanowaniu paragonów dla biura rachunkowego.
To, co nie przychodzi przez KSeF, klient może wgrać sam, zanim biuro zacznie zamykać miesiąc.
Dla jakiego biura jest ten portal
Klienci w kilku programach
Część w Optimie, część w Rewizorze po przejęciu innego biura. Jeden portal i ta sama paczka dla obu programów.
Dużo paragonów i skanów
Budowlanka, transport, gastronomia. Płacisz za liczbę firm i dokumentów w planie, a nie za każdą stronę.
Brakujące dokumenty co miesiąc
Zamiast obdzwaniać klientów piątego dnia miesiąca, wysyłasz prośby z portalu i widzisz, kto już coś wgrał.
Klienci z dużymi przelewami
Faktura powyżej 15 000 zł brutto wymaga rachunku z Białej listy. Wynik sprawdzenia jest przy dokumencie od chwili wgrania. Więcej na stronie o sprawdzaniu rachunku na Białej liście.
Biuro, które rośnie
Klienci w portalu nie liczą się do użytkowników biura. Przy 16. firmie przechodzisz na Biuro 50 bez zmiany sposobu pracy.
Kiedy nie warto
Wszyscy klienci w jednym programie, który ma darmowy panel, i kilka skanów miesięcznie. Wtedy zostań przy panelu producenta.
Pytania o portal klienta biura rachunkowego
Wszystkie plany dla biur i firm są na stronie cennik programu dla biura rachunkowego.
Ile kosztuje portal klienta dla biura rachunkowego?
W KsiegowaAI portal klienta jest w cenie każdego planu dla biur. Biuro 15 kosztuje 390 zł netto miesięcznie albo 2 340 zł netto rocznie i obejmuje 15 firm klientów oraz 3 000 dokumentów miesięcznie. Klienci logujący się do portalu nie są liczeni jako użytkownicy biura.
Czy klient biura musi płacić za portal?
Nie. Płaci biuro, według liczby obsługiwanych firm. Klient dostaje link w mailu z prośbą o dokumenty, loguje się kodem i wgrywa pliki bez żadnej opłaty i bez instalowania aplikacji.
Czy klient musi zakładać konto i hasło?
Nie. Klient wpisuje adres e-mail, który biuro podało przy jego firmie, a kod logowania przychodzi w osobnej wiadomości. Nie ma hasła do zapamiętania ani do resetowania, co przy starszych klientach biura oszczędza najwięcej telefonów.
Jakie pliki klient może wgrać w portalu?
PDF, zdjęcia JPG i PNG oraz pliki XML faktur z KSeF. Zdjęcie paragonu z telefonu wystarczy. Każdy plik trafia do tej samej kolejki co dokumenty wgrane przez biuro: jest odczytywany, sprawdzany na Białej liście i dostaje propozycję dekretu. Jak to wygląda przy fakturach z KSeF, opisujemy przy pobieraniu faktur z KSeF.
Czy klient widzi dokumenty innych firm?
Nie. Konto klienta jest przypisane do jednej firmy w koncie biura. Klient widzi tylko prośbę biura i listę dokumentów swojej firmy. Jeden adres e-mail nie może mieć w tym samym koncie portalu dwóch różnych firm. Zasady przechowywania danych opisujemy na stronie bezpieczeństwo danych w biurze rachunkowym.
Czy portal klienta działa z Optimą, Symfonią i Rewizorem?
Tak, bo nie zależy od programu księgowego. Dokumenty z portalu wychodzą paczką CSV dla Comarch ERP Optima, Symfonii, enova365, Rewizora i Rachmistrza, więc biuro z klientami w dwóch programach ma jeden portal dla wszystkich. Listę programów znajdziesz w integracjach z programami księgowymi.
Wyślij pierwszą prośbę o dokumenty jeszcze w tym miesiącu
Załóż konto biura, dodaj jednego klienta z adresem e-mail i wyślij mu prośbę. Zobaczysz, jak jego dokumenty wracają odczytane i z propozycją dekretu. Jeśli prowadzisz kilkunastu klientów, zobacz też program dla małego biura rachunkowego.