Biuro na jedno, dwa stanowiska
Program dla małego biura rachunkowego obok programu księgowego, z odczytem dokumentów i dekretem
W małym biurze z kilkunastoma klientami program księgowy kosztuje najmniej. Czas zjada koperta z paragonami, faktury z maila i pliki z KSeF, które ktoś musi przepisać i zadekretować. KsiegowaAI robi tę część: portal dla klientów, odczyt każdego dokumentu, propozycja konta albo kolumny KPiR i paczka dla Optimy, Rachmistrza, Rewizora albo Symfonii.
Biuro 15 od 195 zł netto miesięcznie w planie rocznym: 15 firm klientów, 3 000 dokumentów i 3 użytkowników.
Zestaw małego biura
10 klientów, rocznie netto
- Optima, KPiR i ryczałt, 1 stanowisko1 296 zł
- Pliki XML z Aplikacji Podatnika KSeF0 zł
- KsiegowaAI Biuro 15, plan roczny2 340 zł
W cenie: portal klienta, odczyt skanów i paragonów, propozycja dekretu, Biała lista przy wgraniu i paczka CSV dla księgowej.
Przykład ekranu
Faktury Twojej firmy
| Skąd przyszła | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Plik z KSeFKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Skan z drukarkiskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Skrzynka pocztowae-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Zdjęcie z telefonuzdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Plik z KSeFKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Plik z KSeFKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Skan z drukarkiskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Skrzynka pocztowae-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Zdjęcie z telefonuzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Plik z KSeFKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd zapisu w rejestrze
Wybierz fakturę. Zobaczysz odczytane pola, propozycję dekretu i wiersz paczki CSV, czyli to, co dostajesz po wgraniu dokumentu przez klienta.
Jaki program dla małego biura rachunkowego
Małe biuro, czyli jedna albo dwie księgowe i 5 do 20 firm, kupuje dwie rzeczy. Pierwsza to program księgowy na jedno stanowisko z obsługą wielu firm: Comarch ERP Optima w subskrypcji, Rachmistrz albo Rewizor nexo, Symfonia czy enova365. Wybiera się go po formach rozliczeń klientów i po tym, w czym księgowa umie pracować. Druga to sposób na dokumenty od klientów, bo od 2026 roku część faktur przychodzi przez KSeF, a reszta nadal na papierze i w mailu.
Program księgowy w małym biurze to dziś wydatek rzędu 100 do 400 zł miesięcznie. Godziny tracone na przepisywanie paragonów, szukanie brakujących faktur i dekretowanie nowych kontrahentów kosztują więcej. Dlatego przy wyborze warto policzyć oba elementy razem, a nie sam program. Biuro, które prowadzi też kadry klientów, dolicza trzeci element: moduł kadrowy policzy listę płac, ale e-ZLA wielu klientów w biurze rachunkowym z limitem 33 dni i okresem zasiłkowym wygodniej pilnować w osobnym rejestrze.
Najlepszy test programu to miesiąc dokumentów jednego prawdziwego klienta, a nie prezentacja producenta.
Co kupić do małego biura i ile to kosztuje
Ceny netto z cenników producentów, sprawdzone w październiku 2026. Przy Optimie liczymy subskrypcję, bo od lutego 2026 roku nowi klienci nie kupują już licencji wieczystej.
Program księgowy
Optima dla biur: moduł Podstawowy 76 zł (Kasa/Bank, Księga Podatkowa, kadry do 50 pracowników) i Operacje wielofirmowe 32 zł, razem 108 zł miesięcznie na stanowisko. Pełne księgi to Księga Handlowa za 183 zł. Rachmistrz nexo PRO w cenniku dla biur: 211,50 zł za 20 podmiotów.
Faktury z KSeF
Pliki XML pobierasz bez opłat w Aplikacji Podatnika KSeF. Pobieranie w programie jest płatne: Comarch KSeF od 15 zł miesięcznie za 200 dokumentów rocznie do 200 zł za 30 000, w InsERT 1 InsPunkt za każdą fakturę.
Dokumenty spoza KSeF
Paragony, faktury zagraniczne, rachunki od osób prywatnych. Comarch OCR&KSeF liczy strony: Mikro 130 zł miesięcznie za 250, pakiet roczny 1 095 zł za 2 000. KsiegowaAI liczy dokumenty w stałym planie.
Pełny cennik modułów, stanowisk i kosztu przy kilku księgowych rozpisujemy w artykule Comarch Optima cennik dla biur rachunkowych. Jak wygląda koszt programów InsERT, porównujemy w tekście InsERT czy Optima dla biura rachunkowego, a program w przeglądarce z opłatą za klienta w zestawieniu wFirma cennik dla biura rachunkowego.
Ile kosztuje zestaw dla biura z 10 klientami
Założenie: 10 klientów na KPiR i ryczałcie, jedna księgowa, na klienta miesięcznie 40 faktur kosztowych z KSeF i 15 stron skanów i paragonów. To 4 800 faktur z KSeF i 1 800 stron skanów rocznie. Szacunek z cenników, nie oferta.
| Pozycja rocznie, netto | Wszystko w Comarch | Optima i KsiegowaAI |
|---|---|---|
| Program księgowy | Optima Podstawowy i Operacje wielofirmowe, 1 296 zł | to samo, 1 296 zł |
| Faktury z KSeF | Comarch KSeF do 5 000 dokumentów, 75 zł miesięcznie, 900 zł | pliki XML z Aplikacji Podatnika KSeF wgrane w KsiegowaAI, 0 zł |
| Skany i paragony | OCR&KSeF pakiet roczny 2 000 stron, 1 095 zł | w planie Biuro 15, 2 340 zł |
| Propozycja dekretu | schematy księgowe, które ustawia księgowa | propozycja konta albo kolumny KPiR z uzasadnieniem, uczy się na poprawkach |
| Portal dla klientów | Internetowa Wymiana Dokumentów w iKsięgowość24, w pakiecie podstawowym bez opłat | portal klienta z logowaniem kodem z maila i prośbą o dokumenty |
| Droga do programu | dokument od razu w bazie Optimy | paczka CSV, z której księgowa wprowadza dokumenty |
| Razem rocznie | 3 291 zł | 3 636 zł |
Piszemy to wprost: zestaw w całości od Comarch jest tańszy o 345 zł rocznie i wprowadza dokumenty prosto do bazy Optimy. KsiegowaAI wygrywa w trzech miejscach. Proponuje konto dla nowego kontrahenta, zanim księgowa otworzy dokument, sprawdza rachunek sprzedawcy na Białej liście przy wgraniu i obsługuje klientów prowadzonych w innych programach tą samą paczką. Jeśli w biurze jest 12 klientów zamiast 10, pakiet 2 000 stron przestaje wystarczać, a plan Biuro 15 kosztuje tyle samo do 15 firm.
Jak pracuje małe biuro z KsiegowaAI
-
01
Dodajesz klientów
Nazwa, NIP, KPiR, ryczałt albo pełna księgowość i e-mail osoby, która u klienta zbiera dokumenty. W Biurze 15 do piętnastu firm.
-
02
Klient wgrywa zamiast nosić kopertę
Zdjęcie paragonu z telefonu, PDF z maila, plik XML z KSeF. Loguje się kodem z maila, bez hasła i bez instalowania aplikacji.
-
03
Dokument jest odczytany
NIP, daty, pozycje, VAT według stawek, termin i rachunek. Rachunek sprzedawcy od razu sprawdzony na Białej liście.
-
04
Zatwierdzasz dekret
Propozycja konta albo kolumny KPiR z uzasadnieniem. Poprawka staje się wzorcem dla tego klienta, a okres wychodzi paczką CSV.
Gdzie małe biuro odzyskuje najwięcej czasu
Nie przy fakturach z KSeF, bo te mają już komplet danych. Najwięcej pracy zostaje przy paragonach za paliwo, zakupach w marketach budowlanych i fakturach zagranicznych za oprogramowanie czy reklamy. Paragon z NIP do 450 zł brutto do końca 2026 roku jest fakturą uproszczoną poza KSeF, więc nadal przychodzi na papierze. Jak to wygląda w praktyce, opisujemy na stronie o skanowaniu paragonów dla biura rachunkowego, a propozycję dekretu przy automatycznym księgowaniu faktur.
Kiedy małe biuro potrzebuje czegoś więcej niż programu księgowego
Klienci przynoszą koperty
Firmy budowlane, transport, handel. Kilkadziesiąt paragonów miesięcznie od jednego klienta to kilka godzin przepisywania.
Klienci w dwóch programach
Przejęte bazy w Rachmistrzu i nowi klienci w Optimie. Jedna kolejka dokumentów i ta sama paczka dla obu.
Brakujące faktury na koniec miesiąca
Prośba o dokumenty jednym przyciskiem, z listą tego, czego brakuje, zamiast telefonów do każdego klienta.
Duże przelewy u klientów
Faktury powyżej 15 000 zł brutto wymagają rachunku z Białej listy. Wynik sprawdzenia jest zapisany przy dokumencie.
Biuro planuje rosnąć
Do 15 firm koszt się nie zmienia. Przy kolejnych klientach przechodzisz na Biuro 50 bez zmiany sposobu pracy.
Kiedy nie warto
Pięciu klientów, prawie wszystko przez KSeF i kilka skanów miesięcznie. Wtedy wystarczy program księgowy i pakiet Mikro OCR albo nawet ręczne wpisanie.
Pytania o program dla małego biura rachunkowego
Plany dla biur i firm są na stronie cennik programu dla biura rachunkowego.
Jaki program dla małego biura rachunkowego?
Małe biuro potrzebuje dwóch rzeczy: programu księgowego na jedno stanowisko z obsługą wielu firm (na przykład Comarch ERP Optima w subskrypcji albo Rachmistrz nexo) i sposobu na dokumenty od klientów, czyli portalu, odczytu skanów i plików z KSeF. Program księgowy wybiera się po formach rozliczeń klientów, narzędzie do dokumentów po liczbie skanów i paragonów.
Ile kosztuje program księgowy dla biura rachunkowego?
W subskrypcji Comarch ERP Optima dla biur od 1 stycznia 2026 moduł Podstawowy (Kasa/Bank, Księga Podatkowa, kadry do 50 pracowników) kosztuje 76 zł, a Operacje wielofirmowe 32 zł netto miesięcznie, razem 108 zł za jedno stanowisko. Pełne księgi to dodatkowo moduł Księga Handlowa za 183 zł miesięcznie na stanowisko.
Czy małe biuro rachunkowe potrzebuje OCR?
Tak, jeśli klienci nadal przynoszą paragony, faktury zagraniczne i skany. Faktury krajowe przychodzą przez KSeF jako pliki XML, ale paragon z NIP do 450 zł brutto do końca 2026 roku zostaje poza KSeF. Przy 10 klientach to zwykle kilkadziesiąt do kilkuset stron miesięcznie. Zestawienie programów OCR z kosztem dla biura jest w artykule program do skanowania faktur dla biura rachunkowego, a porównanie cen za stronę, fakturę i klienta na stronie OCR dla biur rachunkowych.
Czy KsiegowaAI zastępuje program księgowy?
Nie. Księgi, deklaracje i JPK zostają w programie księgowym biura. KsiegowaAI zbiera dokumenty od klientów, czyta je, proponuje konto albo kolumnę KPiR, sprawdza rachunek na Białej liście i daje paczkę CSV, na której podstawie księgowa wprowadza dokumenty do programu. Drogę dokumentu krok po kroku pokazujemy na stronie skanowanie faktur do programu księgowego.
Ilu klientów obsłuży plan Biuro 15?
Biuro 15 obejmuje do 15 firm klientów, 3 000 dokumentów miesięcznie i 3 użytkowników w biurze. Kosztuje 390 zł netto miesięcznie albo 2 340 zł netto rocznie, czyli 195 zł miesięcznie w planie rocznym. Przy większej liczbie klientów jest Biuro 50.
Czy mogę sprawdzić odczyt przed zakupem?
Tak. Na górze tej strony jest demo: wybierasz fakturę i widzisz odczytane pola, proponowany dekret i wiersz paczki CSV. Konto zakładasz adresem e-mail i kodem, który przychodzi mailem.
Zostaw program księgowy, oddaj przepisywanie
Załóż konto, dodaj jednego klienta i wgraj jego dokumenty z tego miesiąca. Zobaczysz, ile zostaje do zrobienia ręcznie, zanim zapłacisz za cały rok.