Program OCR dla biura rachunkowego
OCR dla biur rachunkowych z odczytem dokumentów klientów i propozycją dekretu
KsiegowaAI odczytuje skany, PDF-y i zdjęcia faktur kosztowych oraz paragonów od wszystkich klientów biura, proponuje konto albo kolumnę KPiR i odliczenie VAT, sprawdza rachunek na Białej liście i oddaje paczkę dla Optimy, Symfonii, enova365 czy Rewizora. Płacisz za liczbę firm, nie za stronę skanu.
Biuro 15
390 zł netto miesięcznie
albo 2 340 zł rocznie. 15 firm klientów i 3 000 dokumentów miesięcznie, każda strona skanu w limicie planu.
Przykład ekranu
Faktury Twojej firmy
| Skąd przyszła | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Plik z KSeFKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Skan z drukarkiskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Skrzynka pocztowae-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Zdjęcie z telefonuzdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Plik z KSeFKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Plik z KSeFKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Skan z drukarkiskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Skrzynka pocztowae-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Zdjęcie z telefonuzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Plik z KSeFKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd zapisu w rejestrze
Wgraj skan albo zdjęcie dokumentu klienta. Zobaczysz odczytane pola z oceną pewności, propozycję konta i odliczenia VAT oraz wiersz paczki dla programu księgowego.
Skaner w biurze, zdjęcie z telefonu klienta czy PDF z maila trafiają do tej samej kolejki.
OCR w biurze rachunkowym robi dziś coś innego niż w firmie
Firma ma jednego nabywcę, kilku stałych dostawców i obieg akceptacji. Biuro ma kilkadziesiąt firm, a każda przynosi dokumenty inaczej: jedna PDF-y z maila, druga zdjęcia z telefonu, trzecia kopertę paragonów raz w miesiącu. Zwykły OCR przepisuje pola. Przepisanie kwoty zajmuje kilka sekund, a decyzja, na jakie konto i z jakim odliczeniem zaksięgować koszt od nowego dostawcy, zajmuje minutę i wymaga doświadczonej osoby.
Dlatego KsiegowaAI łączy odczyt z propozycją dekretu dla konkretnego klienta. Propozycja korzysta z planu kont tego klienta i z jego wcześniejszych zatwierdzeń, a poprawka księgowej zmienia kolejne propozycje. Po miesiącu pracy większość dokumentów stałych dostawców księgowa tylko potwierdza.
0 zł
za stronę skanu w limicie planu
15 firm
w jednym planie Biuro 15, bez pakietu na klienta
1 kolejka
dla klientów w różnych programach księgowych
Jak działa OCR dla biura rachunkowego od pliku klienta do paczki
Cztery kroki. Ostatni robi księgowa w swoim programie, bo nie mamy wtyczek do programów księgowych i piszemy o tym wprost.
-
1
Dokumenty od klientów
Biuro wgrywa skany i PDF-y albo klient sam wrzuca zdjęcia w portalu, logując się kodem z maila. Pliki XML z KSeF dorzucasz do tej samej kolejki.
-
2
Odczyt z oceną pewności
NIP, numer, daty, pozycje, stawki VAT, termin płatności i rachunek. Niepewne pola są oznaczone przy obrazie dokumentu.
-
3
Dekret do zatwierdzenia
Konto z planu kont klienta albo kolumna KPiR, odliczenie VAT 100%, 50% albo zero i jedno zdanie uzasadnienia. Rachunek sprawdzony na Białej liście.
-
4
Paczka okresu
Zatwierdzone dokumenty klienta wychodzą paczką CSV. Z niej księgowa wprowadza je do Optimy, Symfonii, enova365, Rewizora albo Rachmistrza.
Sam dekret i to, jak propozycja uczy się na zatwierdzeniach, opisujemy przy automatycznym księgowaniu faktur.
Ile kosztuje OCR dla biura rachunkowego
Każdy dostawca liczy co innego: strony, faktury, kredyty albo klientów. Kwoty netto z cenników producentów, sprawdzone w październiku 2026.
| Rozwiązanie | Za co płaci biuro | Cena wejściowa | Propozycja konta |
|---|---|---|---|
| Comarch OCR&KSeF | pakiet stron na NIP biura, dla dowolnej firmy klienta | 130 zł miesięcznie za 250 stron, 710 zł za 2 500 stron | schematy księgowań w Optimie |
| SaldeoSMART | abonament plus kredyty, 1 kredyt za stronę faktury | od 289 zł miesięcznie plus kredyty | kategorie i szablony w Saldeo |
| SkanujFakture | liczba faktur miesięcznie, użytkownicy i podmioty bez limitu | 339 zł do 1 000 faktur, 899 zł do 5 000 | zależnie od konfiguracji |
| autoMEE (flowMEE) | abonament z 10 klientami, kolejny klient 5 zł, jednostki AI | 990 zł miesięcznie | moduł Księgowość AI w jednostkach |
| wFirma dla biur | 24 zł za klienta, OCR bez limitu | tylko gdy księgi klientów prowadzisz w wFirmie | w programie wFirma |
| KsiegowaAI | liczba firm klientów i limit dokumentów, bez opłaty za stronę | 390 zł za 15 firm, 890 zł za 50 firm (195 i 445 zł w planie rocznym) | propozycja z uzasadnieniem, uczona na zatwierdzeniach |
Przykład dla biura z 30 klientami
Załóżmy 30 firm i średnio 40 stron skanów, zdjęć i paragonów na klienta miesięcznie, czyli około 1 200 stron. W Comarch OCR potrzebny jest pakiet Standard do 2 500 stron za 710 zł miesięcznie, bo Start Plus kończy się na 1 000. W SkanujFakture 1 200 faktur przekracza Starter, więc zostaje Professional za 899 zł. autoMEE to 990 zł plus 20 klientów po 5 zł, razem 1 090 zł. W SaldeoSMART do abonamentu dochodzi 1 200 kredytów.
W KsiegowaAI to plan Biuro 50: 890 zł miesięcznie albo 445 zł przy płatności rocznej, z limitem 10 000 dokumentów, więc klient z budowlanki, który w grudniu przyniesie 200 stron, nie zmienia rachunku. Pełna lista planów jest w cenniku programu dla biura rachunkowego.
Dokładne pakiety stron Comarch rozpisujemy w tekście Comarch OCR cennik, a ceny kilkunastu programów obok siebie w zestawieniu program do skanowania faktur dla biura rachunkowego.
Kiedy nie my
Wszyscy klienci są w Optimie, skanów jest kilkaset stron miesięcznie, a schematy księgowań działają dobrze. Wtedy Comarch OCR w małym pakiecie wyjdzie taniej i zapisze dokument w Optimie bez paczki. Podobnie biuro, które prowadzi księgi klientów w wFirmie, ma OCR w cenie i drugi program jest mu zbędny.
Program OCR dla biura rachunkowego, które ma takich klientów
Gastronomia i handel
Dziesiątki paragonów z NIP od hurtowni i stacji paliw. Zdjęcie z telefonu wystarczy, szczegóły są przy skanowaniu paragonów dla biura.
Transport
Faktury za paliwo i opłaty drogowe z zagranicy, w euro i po niemiecku. Tych dokumentów nie ma w KSeF i nadal trzeba je odczytać.
Budowlanka
Faktury powyżej 15 000 zł brutto i płatności na rachunki spoza Białej listy. Wynik kontroli rachunku stoi przy dokumencie od chwili odczytu.
Pełne księgi
Nowi dostawcy co miesiąc i pytanie o konto przy każdym z nich. Propozycja korzysta z planu kont i historii zatwierdzeń tego klienta.
Biuro na programach InsERT ma osobną stronę o OCR do Rewizora GT i nexo, a biuro na enova365 o OCR enova365. Biuro na Optimie porówna nas z modułem producenta na stronie alternatywa dla Comarch OCR.
Zdjęcie paragonu z telefonu bez skanera i bez wymogu 300 dpi.
Klienci wrzucają pliki sami w portalu klienta biura rachunkowego i nie zajmują miejsc użytkowników w planie.
Pytania o OCR dla biur rachunkowych
Ogólny opis drogi od skanu do księgi jest przy skanowaniu faktur do programu księgowego.
Ile kosztuje OCR dla biura rachunkowego?
Od około 130 zł do ponad 1 000 zł netto miesięcznie, zależnie od tego, czy dostawca liczy strony, faktury czy klientów. Comarch OCR zaczyna się od 130 zł za 250 stron, SkanujFakture od 339 zł za 1 000 faktur, autoMEE od 990 zł za 10 klientów. KsiegowaAI kosztuje 390 zł miesięcznie za 15 firm i 3 000 dokumentów.
Czy biuro rachunkowe powinno zakupić osobny pakiet OCR dla każdej z firm, którą obsługuje?
Zwykle nie. W Comarch OCR pakiet kupiony na NIP biura obsługuje dowolną firmę klienta. W KsiegowaAI płacisz za plan biura z limitem firm i dokumentów, więc jeden plan Biuro 15 obejmuje 15 firm klientów naraz. Osobny pakiet na klienta ma sens tylko wtedy, gdy klient płaci za niego sam.
Jaki OCR do faktur wybrać dla biura rachunkowego?
Jeśli wszyscy klienci są w jednym programie i chcesz zapisu dokumentu bez udziału księgowej, wybierz OCR producenta tego programu. Jeśli biuro ma klientów w kilku programach, dużo paragonów i zdjęć z telefonu, a najwięcej czasu zjada wybór konta, lepszy jest OCR z propozycją dekretu i ceną za firmę zamiast za stronę.
Czy OCR odczyta paragon ze zdjęcia z telefonu?
Tak. KsiegowaAI czyta paragony z NIP i faktury ze zdjęć z telefonu, także zrobionych pod kątem, bez wymogu skanera i 300 dpi. Pola, których odczyt jest niepewny, są oznaczone przy obrazie dokumentu, więc księgowa sprawdza tylko je, a nie cały paragon.
Czy OCR jest jeszcze potrzebny po wejściu KSeF?
Tak, ale do mniejszej części dokumentów. Faktury krajowe od firm w KSeF przychodzą jako XML i nie wymagają odczytu. OCR zostaje do paragonów, faktur zagranicznych, rachunków od osób zwolnionych z KSeF, not i biletów. W biurze z gastronomią, transportem czy budowlanką to nadal kilkaset stron miesięcznie. Pliki z KSeF opisujemy przy pobieraniu faktur z KSeF przez biuro.
Czy dane odczytane przez OCR trzeba sprawdzać?
Tak, odpowiedzialność za księgowanie zostaje w biurze. Dobry OCR skraca sprawdzanie do pól oznaczonych jako niepewne i do zatwierdzenia dekretu. W KsiegowaAI obraz dokumentu stoi obok odczytanych danych, a każda propozycja konta ma jedno zdanie uzasadnienia.
Sprawdź OCR na miesiącu dokumentów jednego klienta
Weź klienta z największą kopertą paragonów i porównaj propozycje konta z tym, co już zaksięgowała księgowa. Plan dla małego biura opisujemy przy programie dla małego biura rachunkowego.