Dla biur prowadzących KPiR i ryczałt
OCR Rachmistrz GT i Rachmistrz nexo ze skanowaniem faktur i paragonów do KPiR
Rachmistrz sam nie czyta skanów. KsiegowaAI odczytuje faktury i paragony klientów, proponuje kolumnę KPiR albo stawkę ryczałtu i sprawdza rachunek na Białej liście. Oddaje paczkę CSV, z której księgowa wprowadza dokumenty w Rachmistrzu GT albo Rachmistrzu nexo.
Biuro 15 kosztuje 390 zł netto miesięcznie albo 2 340 zł netto rocznie. Obejmuje 15 firm i 3 000 dokumentów miesięcznie.
Paragon za paliwo
przykład propozycji
- Rodzaj księgowości
- KPiR
- Pola dokumentu
- Odczyt z oceną pewności
- Proponowana kolumna
- 13, pozostałe wydatki
- Proponowane odliczenie VAT
- 50% przy użytku mieszanym
Uzasadnienie do oceny księgowej
Paliwo do samochodu osobowego używanego mieszanie.
Księgowa sprawdza dokument i sposób używania samochodu. Zatwierdza albo poprawia kolumnę oraz VAT przed wpisem w Rachmistrzu.
Przykład ekranu
Faktury Twojej firmy
| Skąd przyszła | Sprzedawca | Brutto | Proponowany dekret | Status |
|---|---|---|---|---|
| Plik z KSeFKSeF | Hurtownia stali | 18 450,00 zł | 301-01 MateriałyVAT 100% | pewne |
| Skan z drukarkiskan | Stacja paliw | 312,40 zł | KPiR kol. 13VAT 50% | pewne |
| Skrzynka pocztowae-mail | Dostawca usług IT | 4 920,00 zł | 402-01 Usługi obceVAT 100% | pewne |
| Zdjęcie z telefonuzdjęcie | Sklep budowlany | 689,90 zł | KPiR kol. 10VAT 0% | do sprawdzenia: NIP |
| Plik z KSeFKSeF | Biuro coworkingowe | 1 476,00 zł | 402-03 NajemVAT 100% | pewne |
-
Plik z KSeFKSeFHurtownia stali18 450,00 zł301-01 Materiałypewne
-
Skan z drukarkiskanStacja paliw312,40 złKPiR kol. 13pewne
-
Skrzynka pocztowae-mailDostawca usług IT4 920,00 zł402-01 Usługi obcepewne
-
Zdjęcie z telefonuzdjęcieSklep budowlany689,90 złKPiR kol. 10do sprawdzenia: NIP
-
Plik z KSeFKSeFBiuro coworkingowe1 476,00 zł402-03 Najempewne
Uzasadnienia dekretu
Przypomnienie o terminie płatności.
Podgląd zapisu w rejestrze
Wgraj PDF, JPG albo PNG i wybierz KPiR lub ryczałt jako rodzaj księgowości. Demo pokazuje propozycję dekretu i wiersz CSV.
Czy Rachmistrz ma OCR
Rachmistrz GT i nexo nie odczytują skanów samodzielnie. InsERT udostępnia Portal Dokumentów, który przekazuje odczytane dane do obu linii Rachmistrza i Rewizora. Rozlicza każdą stronę jako 1 InsPunkt. To osobna usługa, więc cena licencji programu nie jest ceną odczytu papierowych dokumentów.
Według cennika InsERT z października 2026 licencja Rachmistrza GT kosztuje 545 zł netto, a abonament 399 zł netto. Rachmistrz nexo kosztuje 545 zł netto za licencję i 389 zł netto za abonament. Zobacz cennik programów InsERT dla biur, aby oddzielić te wydatki od kosztu OCR.
Przy KPiR biuro potrzebuje propozycji kolumny z zakresu 10 do 16. Przy ryczałcie ocenia stawkę i rejestr. KsiegowaAI pokazuje uzasadnienie propozycji i uczy się na zatwierdzeniach księgowej dla danego klienta. Odczyt zdjęcia opisujemy przy skanowaniu paragonów klientów biura.
KPiR
propozycja kolumny i uzasadnienie
Ryczałt
propozycja stawki i rejestru
CSV
dane do pracy księgowej
Zdjęcie paragonu trafia do odczytu, a propozycja kolumny do oceny księgowej.
Skanowanie faktur do Rachmistrza w czterech krokach
Oddziel odczyt papieru od decyzji podatkowej. Rodzaj księgowości klienta określa, jaką propozycję sprawdza księgowa.
-
01
Klient przesyła dokumenty
Biuro wgrywa skany, zdjęcia i PDF. Klient może przesłać je sam przez portal klienta biura rachunkowego. Loguje się kodem z maila i nie zajmuje miejsca użytkownika.
-
02
Odczyt z oceną pewności
Przy każdym odczytanym polu widzisz ocenę pewności. KsiegowaAI sprawdza też rachunek na Białej liście. Obowiązek kontroli dotyczy płatności powyżej 15 000 zł brutto.
-
03
Kolumna albo rejestr
Dla KPiR dostajesz propozycję kolumny, dla ryczałtu stawki i rejestru. Czytasz uzasadnienie, oceniasz VAT, zatwierdzasz lub poprawiasz. System uczy się na zatwierdzeniach dla tego klienta.
-
04
Księgowa pracuje z CSV
Paczka CSV ma kodowanie UTF-8 i separator średnik. Zawiera pola, dekret, VAT oraz numer KSeF. Na jej podstawie księgowa wprowadza dokumenty w Rachmistrzu. Nie powstaje plik EDI++.
KsiegowaAI odczytuje też XML z KSeF wgrane przez biuro, sama nie pobiera faktur z KSeF. Od 1 kwietnia 2026 InsERT nalicza 1 InsPunkt za każdą fakturę pobraną albo wysłaną do KSeF. Zobacz Rachmistrz KSeF bez InsPunktów oraz opis pracy z programami InsERT.
OCR do Rachmistrza GT i nexo w czterech wariantach
Porównaj koszt i sposób przekazania danych. Ceny netto, październik 2026. Wtyczka Scanye dotyczy Rachmistrza nexo.
| Rozwiązanie | Rozliczenie OCR | Praca z Rachmistrzem |
|---|---|---|
| InsERT Portal Dokumentów | 1 InsPunkt za stronę. Paczki od 50 zł za 100 do 1 100 zł za 10 000 punktów. | Odczytane dane trafiają do Rachmistrza GT albo nexo. |
| Scanye | 559 zł miesięcznie w rozliczeniu rocznym za 20 klientów. Kolejny klient 8 zł. | Wtyczka do nexo synchronizuje dokumenty i numery KSeF. |
| SaldeoSMART | Od 289 zł miesięcznie. OCR w kredytach, 1 kredyt to 1 strona. | Eksport do programów InsERT. |
| KsiegowaAI | Biuro 15 za 390 zł miesięcznie albo 2 340 zł rocznie. 15 firm i 3 000 dokumentów miesięcznie. | Propozycja kolumny KPiR albo rejestru ryczałtu. CSV, dokumenty wprowadza księgowa. Bez wtyczki. |
Kiedy Portal Dokumentów lub Scanye
Małemu biuru z kilkoma skanami miesięcznie Portal Dokumentów za kilkaset złotych rocznie wystarcza. Jeśli potrzebujesz zapisu jednym kliknięciem w Rachmistrzu nexo, lepszym wyborem jest Scanye. KsiegowaAI wymaga pracy księgowej w programie.
Policz strony osobno od KSeF
Przykładowe biuro z 20 klientami na KPiR i 25 stronami skanów oraz paragonów na klienta miesięcznie zużywa 6 000 InsPunktów rocznie za skany. Punkt z paczki 10 000 za 1 100 zł kosztuje około 0,11 zł. To szacunek z cennika, bez punktów za KSeF.
Stawki paczek opisuje cennik InsPunktów i obsługi KSeF w InsERT. Inne sposoby rozliczeń porównuje OCR dla biur rachunkowych.
Przy dokumentach jednoosobowej działalności liczy się kontekst konkretnego klienta.
Dla jakiego biura na Rachmistrzu
Jednoosobowe działalności na KPiR
Dla budowlanki, transportu i handlu porównujesz propozycje kolumn z własną oceną dokumentów. Paragon za paliwo wymaga sprawdzenia przeznaczenia zakupu i odliczenia VAT, a nie samego przepisania kwoty.
Klienci na ryczałcie
Wybierasz ryczałt, aby oceniać propozycję stawki i rejestru zamiast kolumny kosztowej. Księgowa sprawdza zgodność propozycji z rodzajem działalności klienta.
Biuro sprawdzające rachunki
Przy fakturze widzisz wynik kontroli rachunku. Zasady opisujemy przy sprawdzaniu rachunku na Białej liście.
KPiR obok pełnych ksiąg
Dla klientów na pełnych księgach KsiegowaAI proponuje konto planu kont. Ten wariant przedstawia OCR Rewizor GT i Rewizor nexo.
Pytania o OCR do Rachmistrza
Zakres planów i rozliczenia znajdziesz w cenniku KsiegowaAI dla biur.
Czy Rachmistrz GT ma OCR?
Sam Rachmistrz GT nie odczytuje skanów. InsERT oferuje osobno Portal Dokumentów, w którym odczyt strony kosztuje 1 InsPunkt, a dane trafiają do Rachmistrza GT albo nexo. Możesz też korzystać z KsiegowaAI, które proponuje kolumnę KPiR i oddaje CSV. W tym wariancie dokumenty w programie wprowadza księgowa.
Czy Rachmistrz nexo ma OCR?
Sam Rachmistrz nexo nie czyta skanów. Odczyt zapewnia osobny Portal Dokumentów InsERT rozliczany InsPunktami. Scanye ma wtyczkę do nexo z synchronizacją dokumentów i numerów KSeF. KsiegowaAI działa inaczej, przygotowuje propozycję kolumny KPiR albo rejestru ryczałtu oraz paczkę CSV, z której księgowa wprowadza dokumenty w Rachmistrzu.
Ile kosztuje OCR do Rachmistrza?
KsiegowaAI w planie Biuro 15 kosztuje 390 zł netto miesięcznie albo 2 340 zł netto rocznie za 15 firm i 700 dokumentów miesięcznie. Nie dolicza opłaty za stronę w limicie planu. Portal Dokumentów rozlicza 1 InsPunkt za stronę, a paczki kosztują od 50 zł netto za 100 punktów.
Czy KsiegowaAI zapisuje dokumenty bezpośrednio w Rachmistrzu?
Nie. KsiegowaAI nie ma wtyczki do Rachmistrza i nie składa pliku EDI++. Udostępnia CSV w kodowaniu UTF-8 ze średnikiem, z polami dokumentu, dekretem, VAT i numerem KSeF. Dokumenty w Rachmistrzu wprowadza księgowa na podstawie tej paczki. Jeśli potrzebujesz zapisu jednym kliknięciem w nexo, wybierz Scanye.
Czy OCR rozpozna kolumnę KPiR dla paragonu za paliwo?
KsiegowaAI proponuje kolumnę KPiR, ale decyzję zatwierdza księgowa. Dla paragonu za paliwo może zaproponować kolumnę 13, pozostałe wydatki, oraz odliczenie VAT 50% dla samochodu osobowego używanego mieszanie. To propozycja z uzasadnieniem, nie automatyczna kwalifikacja podatkowa. Księgowa sprawdza dokument, przeznaczenie zakupu i sposób używania samochodu przed wpisem w Rachmistrzu.
Czy to działa dla klientów na ryczałcie?
Tak. Po wybraniu ryczałtu KsiegowaAI proponuje stawkę i rejestr ryczałtu z uzasadnieniem zamiast kolumny KPiR. Księgowa ocenia propozycję dla konkretnego klienta, zatwierdza ją albo poprawia. System uczy się na zatwierdzeniach dla tego klienta. Paczka CSV pozostaje podstawą do wprowadzenia dokumentów przez księgową w Rachmistrzu GT albo nexo.
Wgraj paragony jednego klienta z Rachmistrza i porównaj kolumny
Wybierz dokument klienta na KPiR albo ryczałcie. Sprawdź odczyt i uzasadnienie, zanim wprowadzisz dokument do programu.