KSeF nie zlikwidował papieru w biurach rachunkowych, tylko go przerzedził. Faktury od polskich firm przychodzą już jako pliki XML, ale paragony za paliwo, faktury od dostawców z Niemiec i z Chin, rachunki od osób prywatnych, bilety i noty nadal trafiają do biura jako zdjęcie albo PDF. W biurze z kilkunastoma klientami to wciąż kilkaset dokumentów miesięcznie, które ktoś przepisuje. Poniżej zestawiamy osiem programów, które biura biorą pod uwagę w 2026 roku, z cenami z cenników producentów, i liczymy koszt dla biura z 15 klientami. KsiegowaAI jest na tej liście, więc przy każdym programie piszemy też, w czym jest od nas lepszy.
Zestawienie programów do skanowania faktur dla biur
| Program | Model ceny | Cena wejścia netto | Mocna strona |
|---|---|---|---|
| KsiegowaAI | za liczbę firm klientów, limit dokumentów | 390 zł miesięcznie albo 195 zł w planie rocznym, 15 firm i 3 000 dokumentów | propozycja konta z uzasadnieniem, skany i pliki XML z KSeF w jednej kolejce |
| fillup k24 | za NIP klienta w pakietach | 52,50 zł za 5 NIP, 202,50 zł za 20 NIP miesięcznie | cena, aplikacja firmly dla klientów, KPiR i deklaracje w tym samym programie |
| SkanujFakture | za liczbę faktur w miesiącu | 339 zł za 1 000 faktur | dziesięć programów księgowych w eksporcie, użytkownicy i podmioty bez limitu |
| SaldeoSMART | plan dla biura plus kredyty (1 kredyt to 1 strona OCR) | od 259 zł miesięcznie | szeroki obieg dokumentów, aplikacja dla klientów, rozbudowane integracje |
| Scanye | za liczbę klientów biura | 559 zł miesięcznie rozliczane rocznie za 20 klientów | MT940, integracje z WAPRO, RAKS i Finka, szybki odczyt |
| autoMEE | abonament plus odczyt AI za stronę | 990 zł miesięcznie za 10 klientów | rozrachunki, windykacja, white label |
| Comarch OCR&KSeF | za stronę w pakiecie miesięcznym | 130 zł za 250 stron | dokument od razu w bazie Optimy |
| Symfonia, pakiet OCR | element rocznego pakietu dla biur | 6 000 stron w pakiecie od 1 890 zł rocznie | jedna roczna faktura za programy i OCR |
Źródła: cenniki na stronach producentów (saldeosmart.pl/cennik/biuro, scanye.pl/cennik, skanujfakture.pl/cennik, fillup.pl/k24, automee.pl/cennik-biura, symfonia.pl dla biur rachunkowych) oraz cennik Comarch OCR&KSeF od 01.02.2025 w materiałach partnera Comarch. Ceny netto. Producenci zmieniają cenniki, więc przed podpisaniem umowy sprawdź aktualną wersję.
Ile kosztuje program do skanowania faktur przy 15 klientach
Przyjmijmy biuro z 15 klientami i średnio 60 dokumentami kosztowymi i sprzedażowymi na klienta miesięcznie, czyli około 900 dokumentów. Z tego mniej więcej jedna trzecia, 300 dokumentów, to skany i zdjęcia spoza KSeF. Własne liczby weź z rejestrów VAT za ostatnie trzy miesiące, bo jeden klient z flotą samochodów potrafi podwoić liczbę paragonów.
| Program | Potrzebny plan | Koszt netto miesięcznie |
|---|---|---|
| KsiegowaAI | Biuro 15, do 3 000 dokumentów | 195 zł w planie rocznym, 390 zł w miesięcznym |
| fillup k24 | pakiet 20 NIP | 202,50 zł |
| SkanujFakture | Starter, do 1 000 faktur | 339 zł |
| Scanye | plan dla biura, 20 klientów | 559 zł, rozliczenie roczne |
| autoMEE | 10 klientów w cenie, 5 dodatkowych po 5 zł, 100 dokumentów AI w abonamencie | 1 015 zł plus od 0,65 zł za każdą stronę ponad pakiet (200 stron to co najmniej 130 zł) |
SaldeoSMART i Comarch OCR&KSeF nie trafiły do tej tabeli, bo ich koszt zależy od liczby stron, a nie dokumentów, i od tego, czy faktury z KSeF schodzą z tej samej puli. W Saldeo do abonamentu doliczasz kredyty, w Optimie pakiet hybrydowy liczy razem strony OCR i faktury z KSeF. Przeliczenia dla obu znajdziesz w artykule Comarch KSeF cennik i Comarch OCR cennik w Optimie i na stronie alternatywa dla Saldeo.
Za stronę, za fakturę czy za firmę
Model ceny decyduje o tym, jak rachunek zachowa się w gorszym miesiącu. Program liczony za stronę jest tani, dopóki faktury mają jedną stronę. Wystarczy klient z hurtowni, którego faktury mają po sześć stron pozycji, i pakiet kończy się w połowie miesiąca. Program liczony za fakturę, jak SkanujFakture, nie karze za długie dokumenty, ale skacze w górę po przekroczeniu progu: 1 001. faktura oznacza przejście z 339 na 899 zł.
Program liczony za liczbę firm klientów, jak fillup k24, Scanye i KsiegowaAI, daje stały rachunek, który zmienia się tylko wtedy, gdy biuro bierze nowego klienta. To najprostszy model do wkalkulowania w cenę usługi księgowej. Jego słabość widać w biurach z dużą liczbą małych firm, które przynoszą po kilka dokumentów: płacisz za firmę, która prawie nie generuje pracy.
Odczyt faktury to jeszcze nie dekret
Wszystkie programy z zestawienia odczytują NIP, daty, kwoty i stawki VAT. Różnica zaczyna się krok dalej. Większość kończy na kategorii albo opisie, a konto księgowe dla nowego kontrahenta i tak wybiera księgowa albo schemat księgowań w programie FK. Przy 900 dokumentach miesięcznie nawet pół minuty na wybór konta to siedem i pół godziny pracy.
KsiegowaAI proponuje dla każdej faktury konto albo kolumnę KPiR i odliczenie VAT, z jednym zdaniem uzasadnienia, i uczy się poprawek osobno dla każdego klienta. Księgowa akceptuje albo zmienia propozycję. Jak to wygląda na konkretnej fakturze, pokazujemy na stronie o automatycznym księgowaniu faktur. Biuro, które nie chce oddawać tej pracy żadnemu programowi, ma inne wyjście: część skanowania i opisywania dokumentów może przejąć asystentka biurowa, a księgowe zajmują się tylko kontrolą.
Eksport do programu księgowego decyduje o czasie
Odczytany dokument musi trafić do programu księgowego, i tu przewagi są po stronie programów z natywnymi plikami importu. SkanujFakture eksportuje do merSoft FK, WAPRO, enova365, programów Comarch, Symfonii, Rewizora, Rachmistrza, Fakturowni, RAKS i Małej Księgowości RP. Scanye ma kilkanaście integracji, w tym WAPRO, RAKS i Finka. fillup k24 eksportuje do Optimy, a do Symfonii i WAPRO przez pliki JPK. Comarch OCR&KSeF działa wprost w bazie Optimy.
KsiegowaAI oddaje jedną paczkę CSV z dekretem dla Optimy, Symfonii, enova365, Rewizora i Rachmistrza. Jeśli biuro księguje w WAPRO albo RAKS i potrzebuje pliku, który program wczyta bez przeróbek, lepiej sprawdzi się Scanye albo SkanujFakture. Szczegóły formatów są na stronie skanowanie faktur do programu księgowego.
Jak wybrać program do skanowania faktur dla biura
Zacznij od trzech liczb: ilu masz klientów, ile dokumentów spoza KSeF przychodzi miesięcznie i ile stron ma przeciętna faktura. Potem odrzuć programy bez natywnego eksportu do Twojego programu FK, jeśli import CSV oznacza dla Ciebie dodatkową pracę. Z tego, co zostanie, wybierz dwa i przetestuj je na tym samym kliencie przez jeden pełny miesiąc. Licz poprawki, nie wrażenia: ile pól i ile kont księgowa musiała zmienić.
Biuro, które obsługuje głównie jednoosobowe firmy na KPiR i chce dać klientom aplikację do faktur, najczęściej skończy na fillup k24. Biuro na WAPRO albo RAKS wybierze Scanye albo SkanujFakture. Biuro z kilkunastoma albo kilkudziesięcioma klientami na Optimie, Symfonii, enova365 albo programach InsERT, które chce zdjąć z księgowych także dekret, powinno sprawdzić KsiegowaAI. Porównanie z SkanujFakture krok po kroku jest na stronie alternatywa dla SkanujFakture, a ze Scanye na stronie alternatywa dla Scanye.
Pytania o program do skanowania faktur dla biura
Jaki program do skanowania faktur wybrać dla biura rachunkowego?
Najpierw policz dokumenty spoza KSeF i sprawdź, czy program ma natywny eksport do Twojego programu księgowego. Biuro na WAPRO albo RAKS wybierze Scanye lub SkanujFakture, biuro z małymi klientami i JDG fillup k24, a biuro, które chce gotowej propozycji konta i niskiej ceny za dokument, KsiegowaAI w planie rocznym.
Ile kosztuje program do skanowania faktur dla biura rachunkowego?
Od kilkudziesięciu do około 1 000 zł netto miesięcznie. Przy 15 klientach i około 900 dokumentach miesięcznie fillup k24 kosztuje 202,50 zł, KsiegowaAI 195 zł w planie rocznym albo 390 zł miesięcznie, SkanujFakture 339 zł, Scanye 559 zł rozliczane rocznie, a autoMEE 990 zł plus odczyt AI ponad pakiet.
Czy po wejściu KSeF biuro nadal potrzebuje programu OCR?
Tak, choć mniejszego. KSeF obejmuje faktury od polskich podatników VAT, ale nie paragony, faktury zagraniczne, rachunki od osób prywatnych, bilety i część dokumentów kosztowych. W typowym biurze to nadal od kilkunastu do kilkudziesięciu procent dokumentów, które ktoś musi odczytać.
Który program OCR proponuje dekret faktury?
Większość programów kończy na odczycie pól i kategorii, a konto ustawia księgowa albo schemat w programie księgowym. Propozycję konta lub kolumny KPiR z uzasadnieniem i uczeniem per klient daje KsiegowaAI. autoMEE i SaldeoSMART też rozwijają funkcje AI przy księgowaniu, więc warto sprawdzić w ich demo, co dokładnie proponują.
Czy program OCR liczy opłatę za stronę czy za dokument?
To zależy od producenta. Comarch OCR&KSeF, SaldeoSMART i autoMEE liczą odczyt za stronę albo kredyt, SkanujFakture za fakturę w pakiecie miesięcznym, a Scanye, fillup k24 i KsiegowaAI za liczbę firm klientów z limitem dokumentów. Przy wielostronicowych fakturach różnica bywa duża.
Sprawdź odczyt i dekret na skanie od klienta
Wgraj w demo powyżej zdjęcie paragonu albo fakturę kosztową i zobacz odczytane pola, proponowane konto z uzasadnieniem i wiersz paczki CSV. Biuro 15 kosztuje 390 zł netto miesięcznie albo 2 340 zł rocznie.