InsERT czy Optima dla biura rachunkowego z cenami licencji i kosztem KSeF

InsERT i Comarch ERP Optima to dwa programy, które w polskich biurach rachunkowych spotyka się najczęściej. Pytanie „InsERT czy Optima” wraca przy zakładaniu biura, przy przejęciu klientów z bazami w drugim programie i przy końcu abonamentu, kiedy trzeba zdecydować, za co płacić przez kolejne lata. Oba prowadzą pełne księgi, KPiR, ryczałt, kadry i płace dla wielu firm, więc o wyborze decydują model licencji, liczba osób w biurze, koszt KSeF i to, jak klienci przekazują dokumenty. Ceny poniżej pochodzą z cenników producentów, a koszt KSeF liczymy dla biura z 15 i 50 klientami. Sami nie sprzedajemy programu finansowo-księgowego, tylko narzędzie, które działa przed nim i oddaje paczkę dla obu.

InsERT vs Optima w skrócie

Źródła: cennik InsERT dla biur rachunkowych (ceny netto z dopiskiem o promocji do 30.10.2026), strona abonamentu Rewizora nexo PRO, cennik paczek InsPunktów i zasady KSeF w programach InsERT, portalbiura.pl, cennik subskrypcyjny Comarch ERP Optima dla biur od 01.01.2026 (PDF partnera Comarch) i cennik Comarch KSeF od 01.07.2026. Ceny sprawdzone w październiku 2026.

Ile kosztuje InsERT dla biura rachunkowego

InsERT sprzedaje biurom licencje wieczyste na konkretną liczbę podmiotów gospodarczych. W cenniku dla biur rachunkowych Rewizor nexo PRO kosztuje 823,50 zł netto za licencję na nieograniczoną liczbę stanowisk i 10 podmiotów, Rachmistrz nexo PRO 211,50 zł za 20 podmiotów, Gratyfikant nexo PRO 790,50 zł za 5 podmiotów i nieograniczoną liczbę pracowników, a Biuro nexo, czyli program do organizacji pracy biura, 262,50 zł. Cennik ma dopisek o promocji do 30 października 2026, więc po tej dacie kwoty mogą wzrosnąć.

Gotowe zestawy są w sklepie InsERT. Biuro rachunkowe nexo PRO (Rewizor, Rachmistrz, Subiekt) kosztuje 4 298,85 zł brutto, czyli 3 495 zł netto, a ten sam zestaw w linii GT 3 191,85 zł brutto (2 595 zł netto). Do licencji dochodzi abonament, który daje aktualizacje prawne i nowe funkcje: na stronie abonamentu Rewizora nexo PRO InsERT podaje 1 119 zł netto. Abonament dorzuca też 100 InsPunktów, które przydają się przy KSeF.

Ile kosztuje Optima dla biura rachunkowego

Comarch ma dla biur cennik subskrypcyjny i liczy w nim każdy moduł osobno, miesięcznie, za stanowisko. Moduł Podstawowy kosztuje 76 zł netto, Finanse Basic 65 zł, Księga Handlowa 183 zł, Środki Trwałe 65 zł, Obieg Dokumentów 43 zł, a Operacje wielofirmowe 32 zł na cały system. Kadry i płace mają progi zależne od łącznej liczby pracowników we wszystkich bazach biura, od 218 zł miesięcznie do 20 pracowników.

Jedna księgowa z pełnymi księgami, modułem podstawowym i operacjami wielofirmowymi to więc 291 zł netto miesięcznie, czyli około 3 500 zł rocznie, bez kadr i bez KSeF. Subskrypcja nie wymaga dużej kwoty na start, ale rośnie z każdą kolejną osobą w biurze. Szczegóły dodatków Comarch opisujemy w artykule Comarch KSeF cennik i Comarch OCR cennik w Optimie.

Licencja na stanowisko czy na podmiot, co wychodzi taniej

To najważniejsza różnica przy wyborze. Optima liczy księgowe, InsERT liczy klientów. Biuro z czterema księgowymi prowadzącymi pełne księgi zapłaci w Optimie za Księgę Handlową cztery razy, czyli 732 zł netto miesięcznie, zanim doliczy moduł podstawowy i kadry. W Rewizorze nexo PRO te same cztery osoby pracują na jednej licencji, a rachunek rośnie dopiero, gdy biuro przekroczy liczbę podmiotów w licencji i dokupi rozszerzenie.

Odwrotnie jest w biurze jednoosobowym, które ma 40 małych firm na KPiR i ryczałcie. Tam jedna subskrypcja Optimy jest przewidywalna, a w InsERT liczba podmiotów w licencji Rachmistrza szybko robi się za mała. Policz więc obie rzeczy: ile osób będzie w biurze za dwa lata i ilu klientów chcesz obsługiwać.

Ile kosztuje KSeF w InsERT i w Optimie przy 15 i 50 klientach

Oba programy pobierają faktury z KSeF same, ale oba za to liczą. InsERT od 1 kwietnia 2026 zdejmuje 1 InsPunkt za każdą fakturę pobraną i 1 za wysłaną, a paczki kosztują od 50 zł netto za 100 punktów do 1 100 zł za 10 000. Comarch liczy subskrypcję Comarch KSeF od liczby dokumentów w roku. Przyjmijmy 60 faktur na klienta miesięcznie.

Przy 15 klientach InsERT wychodzi taniej o około 1 000 zł rocznie, przy 50 klientach koszty są prawie równe. W InsERT trzeba jednak pilnować salda Portfela, bo pusty Portfel zatrzymuje pobieranie w środku miesiąca. Pełny rozkład paczek jest w artykule InsPunkty cennik i Insert KSeF cennik dla biura, a sposób na KSeF w Rewizorze bez punktów na stronie Rachmistrz KSeF i Rewizor KSeF bez InsPunktów.

Jak klienci przekazują dokumenty

InsERT ma własny Portal Biura. Klient wysyła w nim zdjęcia z telefonu i pliki PDF, Portal Dokumentów odczytuje numer, datę, kontrahenta i kwoty z tabeli VAT, a biuro pobiera dokument prosto do Rachmistrza albo Rewizora. Każda strona kosztuje 1 InsPunkt z tego samego Portfela co KSeF. Usługa Raporty pokazuje klientom ewidencję VAT, rozrachunki i zobowiązania z przypomnieniem mailem albo SMS, za 399 zł netto rocznie przy 50 podmiotach. W Optimie podobne funkcje dają rozwiązania Comarch i partnerów, kupowane osobno.

Biuro, które liczy koszt portalu przy wielostronicowych skanach, znajdzie wyliczenie dla 15 i 50 klientów na stronie Insert Portal Biura cennik i alternatywa.

Kiedy InsERT, a kiedy Optima

InsERT ma przewagę w biurze z kilkoma księgowymi i stabilną liczbą klientów, bo licencja bez limitu stanowisk nie karze za zatrudnienie kolejnej osoby. Dobrze pasuje też do biura, którego klienci sami fakturują w Subiekcie, bo dane przechodzą między programami jednego producenta, i do biura, które chce dać klientom gotowy portal z raportami.

Optima ma przewagę w małym biurze z przewagą jednoosobowych firm, w biurze, które nie chce wydać kilku tysięcy złotych na start, i tam, gdzie rotacja w zespole jest duża. Optimę zna bardzo duża część księgowych, więc gdy wystawiasz ogłoszenie o pracę dla księgowej, łatwiej znaleźć osobę, która zacznie bez szkolenia. Programy InsERT też są popularne, ale przy rekrutacji warto od razu pytać o znajomość konkretnej linii, GT albo nexo.

Biuro z klientami w obu programach, na przykład po przejęciu innego biura, nie musi migrować od razu. Najczęściej przenosi klientów od nowego roku obrotowego, a do tego czasu prowadzi obie bazy.

Skany, paragony i dekret niezależnie od programu

Ani InsERT, ani Optima nie usuwają kopert z paragonami, faktur zagranicznych i dokumentów od firm spoza KSeF. W obu odczyt skanów jest płatny osobno (InsPunkty w Portalu Dokumentów albo Comarch OCR liczony za stronę), a konto dla nowego kontrahenta i tak wybiera księgowa albo schemat księgowania.

KsiegowaAI robi tę część w jednym miejscu dla obu programów. Czyta pliki XML z KSeF, zdjęcia i skany wgrane przez biuro albo przez klienta w portalu, proponuje konto albo kolumnę KPiR i odliczenie VAT z jednym zdaniem uzasadnienia, sprawdza rachunek sprzedawcy na Białej liście i oddaje paczkę CSV dla Rewizora, Rachmistrza i Optimy z tej samej kolejki. Program finansowo-księgowy wybierasz wtedy pod księgowanie, licencję i zespół, a nie pod to, jak obsługuje skany. Szczegóły dla InsERT są na stronie Insert KSeF i import faktur do Rewizora, dla Optimy przy imporcie faktur z KSeF do Optimy. Podobne zestawienia dla innych par programów znajdziesz w tekstach enova czy Optima i Symfonia czy Optima.

Pytania o wybór między InsERT a Optimą

Co jest lepsze dla biura rachunkowego, InsERT czy Optima?

InsERT jest lepszy dla biura z kilkoma albo kilkunastoma księgowymi, bo Rewizor nexo PRO ma licencję na nieograniczoną liczbę stanowisk, a płaci się za liczbę podmiotów. Optima jest lepsza dla małego biura z jedną albo dwiema osobami, które woli miesięczną subskrypcję za moduł i chce zatrudniać księgowe znające program od pierwszego dnia.

Ile kosztuje Rewizor nexo PRO dla biura rachunkowego?

W cenniku InsERT dla biur rachunkowych Rewizor nexo PRO kosztuje 823,50 zł netto za licencję na nieograniczoną liczbę stanowisk i 10 podmiotów, z dopiskiem o promocji do 30 października 2026. Abonament na aktualizacje Rewizora nexo PRO InsERT podaje na stronie abonamentu za 1 119 zł netto.

Ile kosztuje KSeF w InsERT, a ile w Optimie?

W programach InsERT od 1 kwietnia 2026 każda faktura pobrana albo wysłana do KSeF kosztuje 1 InsPunkt, paczka 10 000 punktów to 1 100 zł netto. W Optimie KSeF to subskrypcja Comarch KSeF od 15 zł miesięcznie za 200 dokumentów rocznie. Przy 15 klientach wychodzi około 1 400 zł w InsERT i 2 400 zł w Optimie rocznie.

Czy InsERT ma portal dla klientów biura rachunkowego?

Tak. Portal Biura InsERT ma dwie usługi: Portal Dokumentów, w którym klient wysyła zdjęcia i PDF, liczony 1 InsPunkt za stronę, oraz Raporty dla klientów za 399 zł netto rocznie przy 50 podmiotach. Działa z Rewizorem i Rachmistrzem w linii GT i nexo, a nie z Optimą.

Czy da się prowadzić klientów w InsERT i w Optimie jednocześnie?

Tak, wiele biur tak pracuje po przejęciu klientów albo innego biura. Kłopotem są wtedy dwa sposoby pobierania KSeF i dwa portale klienta. Część wspólną, czyli odczyt skanów, plików XML z KSeF i propozycję dekretu, można wyjąć przed oba programy i mieć jedną kolejkę dokumentów.